Проект

Тендерный ИИ-сервис: поиск закупок и подготовка заявок

ИИ-зировали работу с тендерами, обработали более 2 500 закупок и заработали первые деньги на тендерах

Экспертизы

Аналитика Проектирование Дизайн Frontend Backend Интеграции ИИ-разработка Автоматизация Тестирование

Дата

2026

Тип продукта

Порталы и сервисы

Интерфейсы и дашборды

Личный кабинет

Отрасль

Business 2 Business

Содержание

Клиент
Задача
Решение
Переход к системной работе с тендерами: ежедневный парсинг и первичный отбор закупок
Дополнительная фильтрация и отбор закупок по профилю
Подготовка заявки: чек-лист и банк документов
Настройка командной работы и контроль сроков
Дашборд: аналитика по тендерам
Техническая часть: интеграции и агенты
Результат: цифры и профит для бизнеса

Клиент

В этом проекте клиентами были мы сами — Атвинта. Наша команда разрабатывает сайты и корпоративное программное обеспечение, занимается веб-дизайном и технической поддержкой. Тендерный сервис создали для себя, чтобы получить новый источник сделок.

Задача

Предстояло разработать сервис для автоматизации тендеров на базе ИИ-агентов.

Раньше мы участвовали только в коммерческих тендерах и только по прямым приглашениям от заказчиков. Вручную изучали условия и готовили документы. Обычно рассматривали не более одного приглашения в месяц, а через электронные площадки подавались примерно 2–4 раза в год. Регулярного мониторинга и отдельного тендерного направления не было.

Информацию хранили в amoCRM, Google Таблицах, на Google Диске и в почте. Изучали документацию, обсуждали задачи с руководителями отделов и собирали файлы вручную. Если срок подходил к концу, приходилось откладывать текущие задачи и срочно подключать коллег.

Часть требований обнаруживали слишком поздно — из-за этого иногда оказывалось, что время сотрудников потрачено зря. Например, могли собрать пакет документов и уже после выяснить, что не подходим по условиям.

В 2026 году на фоне кризиса стали искать дополнительные инструменты поиска клиентов. Решили развивать тендерное направление и перейти от разовых заявок к постоянному мониторингу закупок, в том числе и по 44-ФЗ.

Для этого нужно было выстроить конвейерную работу: ежедневно находить закупки, отбирать подходящие и готовить заявки без ручного сбора информации из разных источников.

Цель проекта: создать сервис, который регулярно ищет подходящие закупки, оценивает условия и доводит заявку до подачи.

Задачи:

Постоянный поиск. Собирать закупки из нескольких источников и показывать их в одном реестре
Первичный отбор. Отсеивать неподходящие тендеры до привлечения менеджера.

Анализ условий. Выносить требования, сроки и риски в отчет для принятия решения.
Подготовка и командная работа. Назначать ответственных, формировать чек-лист подготовки документов и контролировать сроки.
Общая база материалов. Хранить документы компании, подтверждения опыта и сведения о сотрудниках в одном месте.
Аналитика. Сохранять причины отказов, этапы и результаты без ручного подсчета в таблицах.

Решение

Мы разработали веб-сервис для участия в тендерах, который автоматизирует работу от сбора закупок до подготовки документов. С помощью ИИ-агентов система парсит новые тендеры, фильтрует подходящие, анализирует требования и помогает организовать подготовку заявки.

Сервис обработал более 2500 тендеров

С его помощью мы без привлечения сотрудников получаем первичную оценку новых закупок, принимаем решение об участии и готовим заявки. Продукт работает уже 9 месяцев, сейчас мы продолжаем его развивать и дополнять новыми функциями.

Что сделали:

Интегрировали сервис с Тендерпланом, Bidzaar, B2B-Center и T-Radar. Настроили автоматический сбор новых закупок из подключенных источников. Настроили ИИ-отбор по соответствию нашим направлениям. Подходящие закупки и тендеры, требующие дополнительной проверки, поступают специалисту. Неподходящие отсеиваются.
Добавили ИИ-отчет по тендерам. Он включает состав работ, требования к поставщику, сроки и риски, чтобы специалист мог оценить условия до подробного изучения документов.
Разделили первичный отбор и итоговое решение об участии. Сначала оцениваем закупку и назначаем ответственного, затем проверяем требования и решаем, готовить ли заявку.
Организовали подготовку документов по чек-листу. Для каждого тендера сервис формирует перечень необходимых документов. По каждому пункту можно назначить исполнителя и срок, а по мере выполнения отслеживать готовность пакета к подаче.
Создали банк документов компании, договоров, сведений о сотрудниках и шаблонов. Материалы можно повторно использовать в заявках, а реквизиты компании подставлять в формы без ручного ввода.
Объединили процесс участия в многоэтапных закупках и переторжки в одной карточке тендера. В ней сохраняются документы, задачи и история действий, чтобы при переходе к следующему этапу не собирать информацию заново.
Собрали дашборд с отчетами по направлениям, поданным заявкам, суммам и причинам отказов. Он помогает анализировать работу тендерного направления и загрузку специалистов.

Дашборд с отчетностью по тендерам

Переход к системной работе с тендерами: ежедневный парсинг и первичный отбор закупок

Чтобы регулярно находить потенциальные заказы, мы настроили ежедневный сбор и двухэтапный анализ закупок. Система собирает тендеры, проверяет их на соответствие нашей специализации и готовит отчет для финального решения об участии.

Теперь специалист начинает работу с отфильтрованными закупками, а не со всего потока публикаций.

Первичный отбор закупок до передачи специалисту. Показатели из презентации сервиса.

Источником служит TenderPlan — агрегатор закупок с разных площадок. Через его API мы выгружаем тендеры за прошедшие сутки. Последовательностью обработки управляет конструктор автоматизации: он запускает этапы, передаёт данные между сервисами и обрабатывает ошибки.

Сначала ИИ-модель анализирует название и описание закупки. Она распределяет тендеры на три категории:

подходящие нашей специализации
неподходящие по условиям или типу работ
требующие дополнительной проверки

На втором этапе сервис получает документы из TenderPlan. ИИ-модель проверяет состав работ, технологии, требования к поставщику, сроки и риски. По результатам определяется, относится ли закупка к нашей специализации.

Например, дизайн. Мы делаем интерфейсы, но не занимаемся брендингом. Это может выглядеть как схожие компетенции, поэтому нам важно разделять тип работ даже из одной категории.

Из списка закупок специалист переходит в карточку с условиями, документами и решением об участии.

Дополнительная фильтрация и отбор закупок по профилю

Существенные ограничения могут находиться в техническом задании, требованиях к поставщику или проекте договора. Раньше часть из них обнаруживалась уже во время сбора документов, и тогда оказывалось, что мы зря потратили время на тендер, который нам не подходит.

Поэтому в сервисе мы добавили ИИ-анализ документации и отчет по ней. В него входят состав работ и стек технологий, требования к опыту и команде, сроки, критерии оценки и риски. Специалист может сначала проверить соответствие закупки нашим компетенциям и найти возможные ограничения, а затем переходить к подробному изучению.

Точность ИИ-отчетов составляет 95%

Сервис не всегда может получить документы, например если доступ закрыт авторизацией через ЕСИА. В таком случае сотрудник загружает файлы вручную и повторно запускает анализ в сервисе. Для обработки используется общий промпт и алгоритм: структура отчета не зависит от того, кто загрузил документы и насколько хорошо он умеет работать с ИИ.

ИИ извлекает из документации сведения для решения об участии. Схема состава отчета.

Подготовка заявки: чек-лист и банк документов

Следующий этап участия в тендере — подготовка документов.

Часть документов уже есть в наличии, другие необходимо заполнить с нуля или запросить у коллег. Раньше на подготовку уходило 20+ часов на 1 один тендер - от поиска и ознакомления до момента подачи, а отсутствие нужных материалов могло выясниться ближе к сроку подачи.

Чтобы оптимизировать работу по подготовке документов мы сделали еще одну автоматизацию, которая:

составляет чек-лист необходимых документов
ставит задачи на сбор документов
назначает ответственного на каждый документ и действие

ИИ создает чек-лист по результатам анализа тендерной документации. По кнопке «Сформировать лист» сервис сверяет названия форм со справочником ключевых фраз. Тендерный менеджер проверяет перечень и при необходимости добавляет пункты вручную. Если документ уже есть в списке, система предупреждает о возможном повторе. Так требования заказчика превращаются в конкретный план подготовки.

Сервис помогает менеджеру собрать пакет документов из 8-14 позиций.

По каждому пункту автоматически назначается исполнитель и срок. После назначения ответственного пункт становится задачей в его списке дел. Например, если документ нужно получить у бухгалтерии, ответственный назначает задачу коллеге и отслеживает её выполнение вместе с остальными пунктами заявки. Не приходится отдельно вести список запросов и восстанавливать договорённости по переписке.

Как требования закупки превращаются в план подготовки документов.

Для материалов, которые повторяются от закупки к закупке, мы создали банк документов из четырёх разделов:

Учредительные документы с датами действия и статусом обновления.
Подтверждения опыта: договоры, суммы, сметы и акты.
Сведения о сотрудниках: должности, дипломы и сертификаты.
Шаблоны документов.

Материалы из банка можно прикреплять к тендерам. Специалисту не нужно повторно искать и формировать уже созданные до этого документы.

Формы заказчика заполняются во встроенном редакторе. Кнопка «Заполнить данными компании» подставляет реквизиты, сокращая повторный ручной ввод. Заполненный документ сохраняется для конкретной закупки, а исходный шаблон остаётся доступен для следующих заявок.

После подготовки и проверки готовый комплект можно скачать ZIP-архивом для подачи.

«Копилка» — банк документов компании для участия в тендерах

Настройка командной работы и контроль сроков

В подготовке заявки участвуют тендерный специалист, руководители направлений, юристы и бухгалтерия. Чтобы работа не зависела от отдельных переписок и устных договоренностей, мы закрепили за каждым тендером ответственного и объединили задачи, обсуждение и историю действий в его карточке.

Администратор назначает ответственного, а руководитель отдела может переназначить его внутри направления. Участники обсуждают условия и прикладывают документы в чате тендера. Доступ к обсуждению есть у участников закупки и администраторов: договорённости остаются связаны с заявкой, к которой относятся.

Обязательные задачи создаются автоматически при переходе между этапами. После назначения ответственного появляется задача на изучение документов, а после решения участвовать — задача «Подать заявку» с дедлайном по сроку проведения тендера. Часть задач закрывается при изменении статуса закупки. Сотруднику не нужно вручную создавать и обновлять весь список действий для каждой закупки.

Сроки отображаются в календаре и разделе «Мои задачи». Срочные и просроченные задачи поднимаются выше. За один-два дня до подачи срок подсвечивается жёлтым, в день подачи или после просрочки — красным.

Цветовая индикация помогает определить, какой заявке нужно уделить внимание в первую очередь.

О просроченных задачах, изменениях цены или срока и новых письмах по тендеру приходят уведомления внутри сервиса. Ответственному не нужно открывать каждую карточку, чтобы проверить, не появились ли обстоятельства, влияющие на подготовку.

В календаре отображаются сроки подачи и ожидания ответа. Специалист может ограничить календарь своими закупками.

Дашборд: аналитика по тендерам

Для развития тендерного направления нам нужно понимать, что происходит с найденными закупками: сколько проходит отбор, доходит до подачи и заканчивается договором. Мы собрали дашборд, который формирует статистику из статусов и событий в карточках. Руководителю не приходится отдельно сводить эти данные в таблицах.

На дашборде можно выбрать период и посмотреть, сколько тендеров получено, взято на изучение и находится в работе.

Для выигранных закупок отображаются суммы заключенных договоров. Руководитель может сопоставлять количество заявок и их результаты, сравнивать направления и смотреть динамику за выбранный период.

Причины отказов сохраняются при работе с тендерами и попадают в общую статистику. Это помогает различать проблемы отбора и подготовки. Например, если закупки регулярно не соответствуют нашему профилю, стоит пересмотреть критерии поиска.

Данные об активности сотрудников позволяют увидеть, кто участвует в работе с закупками. При разборе конкретного случая можно перейти к истории тендера и посмотреть последовательность действий и корректность работы отдельного человека.

Техническая часть: интеграции и агенты

Мы распределили задачи между несколькими моделями по разным задачам:

анализ состава работ и технологический стек, участие в подготовке структуры отчета
извлечение сроков, начальной и максимальной цены, критериев оценки, требований и рисков
формирование чек-листа документов для подготовки заявки

Запросы к моделям проходят через Polza AI, резервным провайдером служит OpenRouter. Для поиска релевантных фрагментов документации используются эмбеддинги text-embedding-3-small — числовые представления текста, которые помогают находить сведения по смыслу.

Прямого доступа к закупочным площадкам у нейросетей нет. Они получают только карточку закупки и фрагменты документов, переданные автоматизацией. Авторизацию выполняют n8n и сервисы выгрузки. MCP в этой системе не используются: обмен построен на HTTP-запросах, API и встроенных узлах n8n.

Мы заботимся о конфиденциальности и безопасности — наш подход к обработке данных показали на схеме:

Автоматическая обработка закупок и ручная загрузка закрытой документации. У ИИ нет прямого доступа к площадкам.

Если документы доступны только после входа на площадку, сотрудник скачивает их вручную и загружает в Telegram-бота. Так обрабатываются, в частности, материалы из Bidzaar и T-Radar.

Три минуты — время подготовки тендерного отчета в боте

Для поиска по загруженным документам он использует qwen3-embedding-8b и векторную базу Qdrant, которая очищается после формирования отчёта.

Данные о закупках сохраняются в Google Sheets и Supabase, тексты документов — в Supabase, а готовые отчёты и чек-листы — в Google Drive. Целевые тендеры поступают в таблицу «Тендеры». В Telegram для работы используются отдельные темы: в сообщении по закупке доступны ссылки на подготовленные материалы. На текущем этапе этот процесс ещё не интегрирован с веб-сервисом.

Результат: цифры и профит для бизнеса

Мы перешли от точечных закупок к регулярной работе с тендерами. Обычно для этой задачи в компаниях создаются целые отделы, мы же смогли наладить конвейерную работу благодаря сервису с ИИ.

После внедрения уже получено несколько крупных тендерных сделок, которые были отобраны и организованы в сервисе. Так в непростое кризисное время мы запустили новый отлаженный инструмент для получения заказов.

Итоги:

сервис обработал 2 500+ тендеров
благодаря ежедневному сбору, фильтрации и автоматизированной подготовке документов за 2026 год мы отправили заявки в 150 целевых тендеров. Для сравнения, в 2025 году без сервиса и системной работы было подано 3 коммерческих тендера по прямым приглашениям от заказчиков
мы стали победителями в 4 тендерах на сумму ~10 млн руб+ за 2026 год
менеджеры полностью исключены из процесса первичного сбора и фильтрации тендеров
налажена системная работа с автоматическим распределением ответственных, задач, облегченным сбором документов

Наша команда уже проверила эффективность инструмента и получает новые сделки. Мы готовы внедрять это решение в других компаниях, которые хотят запустить системную работу с тендерами. В рамках внедрения проведем обучение по участию в закупках, адаптируем сервис под вашу специфику и расскажем, как организовать команду под этот процесс.

Оставьте заявку на внедрение тендерного сервиса на базе ИИ в вашей компании

Содержание

Клиент
Задача
Решение
Переход к системной работе с тендерами: ежедневный парсинг и первичный отбор закупок
Дополнительная фильтрация и отбор закупок по профилю
Подготовка заявки: чек-лист и банк документов
Настройка командной работы и контроль сроков
Дашборд: аналитика по тендерам
Техническая часть: интеграции и агенты
Результат: цифры и профит для бизнеса