HRM-системы: что это такое и как настроить процессы управления персоналом
Бизнес и эффективность
Аналитика
19 сентября 2025
Что такое HRM
HRM — это система управления персоналом, которая поддерживает полный цикл работы с людьми в компании. В одном месте хранятся карточки сотрудников, оргструктура, должности, графики и отпуска, документы и приказы. Система помогает избавиться от разрозненных документов и ручных операций, дает прозрачность в процессах и актуальные данные для принятия управленческих решений.
Многие путаются в названиях, определим внешние и внутренние контуры:
- Внешний — это карьерный сайт, который привлекает кандидатов и позволяет им быстро отправить отклик.
- Внутренний — это HRM-система, в которой отслеживают все процессы, документы, начисления и аналитику.
Это позволяет двигаться поэтапно: начать с карьерного сайта для кандидатов, затем подключать модули HRM и интеграции — например, с бухгалтерией или обучающей платформой.
Для крупного металлотрейдера «Брок-Инвест-Сервис» мы разработали HR-портал и админпанель для специалистов. На сайте есть полная информация о предприятии, фильтры по направлениям и городам, карточки вакансий и раздел для студентов. Площадка позволяет закрывать задачи внешней коммуникации и формировать поток соискателей.
Основные задачи HRM-систем
HRM закрывает ключевые задачи управления персоналом. Это общая рабочая среда для HR, руководителей и сотрудников. Расскажем, как система помогает и влияет на повседневную работу.
- Порядок во время найма персонала. Создается единая воронка подбора — сбор откликов в одном месте, расписание интервью и шаблоны офферов. Рекрутеры работают по единым правилам и могут заменить друг друга.
- Адаптация новичков. В первый рабочий день сотрудника ему можно запустить маршрут онбординга — первые задачи, доступ к материалам и сроки сдачи. Руководитель контролирует прогресс, а HR видит, где нужна помощь наставника.
- Учет времени. Графики, табели, отпуска и больничные можно вести централизованно. Планирование смен становится предсказуемым, тем самым уменьшается количество спорных ситуаций.
- Стабилизация выплат и управление льготами. Начисления зарплаты, премий и надбавок выполняются с учетом графиков и нормативов. Работники получают расчетные листы в личных кабинетах.
- Решение бумажных задач. Договоры, приказы, допсоглашения, справки и история изменений хранятся в карточке сотрудника. Пакеты документов можно формировать с помощью шаблонов и без ручных сборок.
- Обучение и развитие персонала. Специалист может назначить программу переподготовки, зафиксировать результаты тестов и вести план развития конкретного отдела или сотрудника.
- Аналитика. Сводка по найму, адаптации, текучке и загрузке подразделений автоматически подгружается в систему. Руководители и HR отслеживают узкие места и корректируют задачи.
Виды кадровых систем
HRM-решения различаются функциями, гибкостью настроек и отраслевой спецификой. Рассмотрим основные варианты систем.
Системы для малого бизнеса
Облачные сервисы с готовыми шаблонами по вакансиям, откликам, карточкам сотрудников и документам. Система позволяет быстро запустить процессы по подписке. Подходит компаниям до нескольких сотен человек, где нужна скорость, предсказуемая стоимость и отсутствие сложных интеграций.
Корпоративные HRM
Полноценная платформа для решения большого количества задач. Например:
- подбор кандидатов и онбординг персонала;
- учет времени;
- выплата компенсаций и льгот;
- отслеживание документооборота, отчетности и согласований;
- выдача прав доступа по ролям.
Система поддерживает подключение нескольких филиалов, модули аналитики и интеграции с ERP и бухгалтерией. Доступна в облаке и на серверах компании. Рекомендуется поэтапное внедрение, чтобы подготовить регламенты и сотрудников, а также выстроить процессы.
Пример корпоративной HRM-системы
Отраслевые решения
Платформы с встроенной логикой под конкретные сценарии. Полезны, когда типовая HRM не покрывает специфику ниши. Это могут быть следующие решения для бизнеса:
- Производство — возможность вести сменные графики, выдавать допуски к оборудованию и отслеживать медосмотры.
- Ритейл — работа с массовым наймом, подготовка посменных расписаний и перераспределение смен.
- Медицина — проведение сертификации, установка регламентов и учет категории персонала.
- Образование — определение наставников, подготовка академических планов и аттестаций.
- Логистика и строительство — распределение командировок и фиксирование техники безопасности.
Модули HRM
HRM-систему часто собирают из взаимосвязанных систем, начиная с критичных задач и постепенно наращивая функции.
- ATS — система отслеживания кандидатов и работы с вакансиями, откликами и проведением интервью.
Вариант модуля HRM
- HRIS — ведение кадровой базы по данным сотрудников и работа с документами.
- HCM — управление человеческим капиталом и талантами. Это может быть развитие карьеры или лидерских качеств, а также вовлечение сотрудников в какую-то задачу.
- LMS — система обучения для персонала. К примеру, прохождение онлайн-курса и тестирования, а затем получение сертификата по повышению квалификации.
Когда необходима система управления сотрудниками
Рассмотрим типичные ситуации, по которым видно, что таблиц и разрозненных сервисов уже недостаточно.
- Рост штата. Команда быстро расширяется, появляются новые площадки и филиалы. Из-за этого теряются документы, расходятся сроки и процессы, а рекрутеры загружены наймом новых сотрудников. Руководителям сложно увидеть реальную картину того, что происходит внутри компании.
- Массовый подбор. Из-за большого количества открытых позиций, которые оформлены по-разному и не закреплены за конкретным HR, начинается путаница. Воронка распределяется на частные списки и документы — нет возможности вести отчетность в одном месте.
- Спорные ситуации из-за выплат. Табели ведутся вручную, переработки фиксируются постфактум, а расчеты корректируются задним числом. У сотрудников возникают сомнения в корректности начислений.
- Хаос в документах. Договоры, приказы и справки разбросаны по папкам и письмам. Из-за этого подготовка пакета документов занимает дни и даже недели.
Если в компании есть сразу несколько таких ситуаций, имеет смысл переходить к поэтапному внедрению HRM-системы. Наведите порядок в потоке кандидатов и вакансиях, а затем подключайте необходимые модули.
Как внедрить HRM-систему
Собрали шаги, которые помогут последовательно внедрить HRM-сервис в процессы компании.
1. Сформулируйте цель внедрения HRM-системы
Сначала определите, какие задачи нужно решить на старте: найм или учет существующего списка сотрудников. Сформулируйте цель и задачи. Например, ускорить закрытие позиций или убрать ручной труд.
2. Выберите решение под ваши задачи
Определите способ размещения — облачное решение, установка программы или гибрид. Сравните доступные функции, необходимые параметры, возможность интеграций и масштабирования. От выбранного решения зависит то, как вы сможете работать с системой и будет ли возможность ее развивать.
3. Подготовьте данные
Соберите исходную информацию: данные по сотрудникам, договоры, графики, справочники подразделений и так далее. Зафиксируйте, какие сведения в первую очередь нужно загрузить в систему и кто это будет делать.
4. Выберите интеграции
Определите связки с бухгалтерией, системой планирования ресурсов, обучающими платформами, электронным документооборотом и другими сервисами. Для крупных компаний внедрение сложных систем может занимать от нескольких месяцев до года.
5. Обучите пользователей
Подготовьте краткие инструкции и видеоролики для обучения сотрудников — кто из персонала может использовать HRM-систему и какие у него возможности. Подключите канал поддержки и сбор обратной связи, чтобы помочь людям адаптироваться.
К примеру, у нас в агентстве есть сервис, в котором регистрируются все сотрудники. Персонал может отслеживать отпуска и командировки коллег, наполнять свои карточки, обучаться, приобретать товары за внутреннюю валюту и многое другое.
6. Запуск и доработки
Запуск идет поэтапно. Сначала внедряют необходимые функции, а затем подключают остальные. Если система дает сбой, нужно остановить процесс, найти проблему и устранить ее.
Критерии выбора эффективной HRM-системы для вашего бизнеса
Универсального решения не существует, но есть критерии, на которые можно ориентироваться.
- Соответствие целям и процессам. Система отвечает всем задачам и требованиям. Проверьте, что ключевые сценарии настраиваются без проблем.
- Модель данных и локализация. Проверьте удобство интерфейса, поддержку нескольких филиалов, форматы документов и отчетности.
- Доступы и маршруты согласований. Убедитесь, что роли и права задаются в интерфейсе, без необходимости обращений в техподдержку.
- Интеграции. Посмотрите готовые коннекторы и формат обмена данными с бухгалтерией, ERP, обучающими платформами, ЭДО и так далее.
- Способ размещения. Оцените возможности облачного решения, установки на стороне компании или гибрида. Уточните, можно ли сменить модель без миграции в будущем.
- Безопасность и соответствие требованиям. Проверьте возможности хранения и обработки персональных данных, шифрование и создание резервных копий.
- Отчетность и аналитика. Убедитесь, что система поддерживает настройку дашбордов и позволяет создавать разные отчеты.
- Масштабирование и производительность. Выясните, как можно развивать систему и будет ли она выдерживать нагрузки.
Подведем итоги
HRM — это система, которая объединяет подбор, адаптацию, документы и отчетность в едином месте. Платформа снижает количество ручных операций и разрозненные файлы.
Тип решения выбирайте исходя из масштабов и специфики процессов. Соотнесите систему с реальными процессами компании, а затем подумайте, как можно ее масштабировать. Этого достаточно, чтобы понять, где вы находитесь сейчас, какой класс решений рассматривать и что делать в первую очередь.
FAQ по HRM-системам
Чем HRM отличается от карьерного сайта?
Карьерный сайт привлекает кандидатов и собирает отклики. HRM — это внутренняя система для управления наймом, адаптацией, учетом времени, документами, обучением и отчетностью. Чаще начинают с сайта, а затем подключают HRM.
HRM, HRIS, ATS, LMS — это одно и то же?
Нет. ATS — работа с кандидатами и вакансиями. HRIS — кадровые данные и документы. LMS — система обучения. HRM — объединяет эти модули.
Когда переходить с таблиц на HRM?
Когда у вас заметен быстрый рост штата и и смена локации, идет массовый подбор, возникают споры по выплатам, а документы и данные разбросаны по файлам и сервисам.
Сколько длится внедрение?
Зависит от объема задач и интеграций. Оптимально идти поэтапно: сначала подбор, затем учет времени и управление документами, а после — зарплата и обучение.
Какие данные готовить для старта?
Карточки сотрудников, договоры и приказы, графики и табели, регламенты, справочники подразделений, действующие шаблоны документов и правила начислений.
Можно ли начать с небольшого решения и постепенно расширять систему?
Да. Частая схема — старт с ATS и онбординга, затем подключение документов и выплат.
Что получат сотрудники и руководители?
Персонал получит доступ в личный кабинет и возможность оформлять заявки на отпуск и командировку, изучать расчетные листки и проходить обучение. Руководители — статусы по найму и адаптации, графики, согласования и отчеты по сотрудникам.
0
0
0
Подпишись и будь в курсе новых статей!
Услуги
Читайте также
Оплата частями для бизнеса: что это и зачем нужны BNPL-сервисы
Для чего e-commerce внедряет BNPL-сервисы и как они регулируются законодательством. А также разбираем популярные решения: Яндекс Сплит, «Долями», Мокка, «Подели» и «Плати частями».
Как собственный HR-сайт помогает привлекать кандидатов
Для чего используют карьерные сайты и как они они помогают компании презентовать бренд.
Как оценить эффективность IT-продукта после релиза: основные метрики
7 шагов: как выбрать метрики под релиз, не запутаться в цифрах и отследить результат.
