Наша команда разрабатывает корпоративный таск-трекер для промышленного холдинга. Инструмент нужен для создания прозрачного управления проектами: отслеживания задач, соблюдения сроков и расчета трудозатрат.
Чтобы создать сервис, который максимально отвечает потребностям компании, мы провели масштабное исследование. Изучили популярные таск-трекеры, проанализировали более 50 функций и опросили представителей компаний холдинга — руководителей проектов и исполнителей.
Нашей задачей было выявить наиболее востребованные функции и составить набор возможностей, для MVP и бэклога
Как мы проводили исследование
Благодаря исследованию мы определили реальные потребности бизнеса и сформировали объективное представление о том, какие инструменты пригодятся нашим пользователям.
Изучили 12 таск-трекеров:
- ClickUp.
- Jira.
- Easy Project.
- Week.
- Битрикс24.
- YouTrack.
- Trello.
- Monday.com.
- OpenProject.
- YouGile.
- Shtab.
- Projecto.
Платформы выбрали по популярности в корпоративном сегменте и по наличию ключевых функций для управления задачами и проектами.
Для получения данных использовали два метода анализа:
- Сравнительный анализ функционала. Разобрали 50 функций таск-менеджеров.
- Интервью с ЛПР. Опросили 10 руководителей и исполнителей, чтобы выяснить, какие функции они используют ежедневно, какие задачи решают с помощью таск-трекеров и каких возможностей им не хватает.
При анализе мы рассматривали ключевые критерии, влияющие на выбор системы:
- Гибкость настроек. Возможность адаптировать инструмент под конкретные бизнес-процессы.
- Визуализация задач. Форматы представления данных (канбан, диаграмма Ганта, списки) и удобство управления проектами.
- Управление правами. Разграничение доступа, создание ролей, настройка разрешений для просмотра и редактирования задач.
- Удобство работы. Интуитивность интерфейса, скорость работы, наличие мобильных версий и логичность взаимодействия с задачами.
- Интеграции. Подключение к корпоративным сервисам и возможность обмена данными.
- Отчеты и аналитика. Наличие дашбордов и инструментов для анализа загрузки сотрудников и эффективности выполнения задач.
Рейтинг таск-трекеров
Наши аналитики проанализировали 12 решений и составили рейтинг лучших платформ. Он основан на ключевом функционале для ЛПР и уникальных возможностях, улучшающих пользовательский опыт. В зависимости от этих критериев выставляли баллы.
В результате места распределились следующим образом:
Сравнение таск-трекеров: анализ ключевых возможностей
В этой статье мы рассмотрим шесть лидеров из нашего рейтинга, а также кратко расскажем про возможности остальных таск-трекеров.
Также делимся полной таблицей сравнения всех 12 сервисов по 50 функциям, где вы можете сами сравнить функции таск-менеджеров.
ClickUp
ClickUp — гибкое решение для бизнеса. Платформа предлагает широкую кастомизацию, продвинутую автоматизацию и поддержку AI.
Возможности:
- AI-помощник, который помогает анализировать задачи, предлагать решения и автоматизировать рутинные процессы.
- Белая доска для совместного рисования — аналог Miro.
- Интерактивные диаграммы связей, позволяющие визуализировать проекты и их взаимосвязи.
- Есть управление правами и кастомизация интерфейса.
Минусы:
- Сложность освоения — огромное количество функций может запутать новых пользователей.
- Перегруженный интерфейс, который требует времени на настройку.
- В России распространен меньше, чем в США и Европе.
Jira
Jira — это менеджер-задач для IT-команд. Его используют разработчики, тестировщики, дизайнеры и менеджеры проектов, которые управляют спринтами, следят за бэклогом и анализируют скорость работы специалистов.
Возможности:
- Настройка ролей и прав — можно детально управлять доступом сотрудников.
- Поддержка Scrum, Kanban и настройка спринтов для Agile-команд.
- Автоматизация рабочих процессов.
- Настройка отчетов и аналитики — метрики скорости выполнения задач, диаграмма сгорания и контроль дедлайнов.
- Интеграция с DevOps-инструментами (GitLab, Jenkins, Azure DevOps).
Минусы:
- Достаточно сложный интерфейс, который требует обучения.
- Не всегда удобен для нефункциональных команд — например, HR и маркетинга.
Easy Project
Easy Project — система для компаний, которым важно контролировать бюджеты, распределять ресурсы и вести сложные проекты.
Возможности:
- Поддержка диаграмм Ганта и WBS (структура декомпозиции работ).
- Планирование финансов — учет затрат и анализ окупаемости проектов.
- Учет отпусков и больничных сотрудников.
- Настройка приоритетов и зависимостей задач.
- Определение статуса пользователя — в сети он сейчас или нет.
- Формирование групп пользователей по проектам и направлениям, чтобы назначать задачи для команд и координировать процессы.
- Есть функционал планирования мероприятий.
Минусы:
- Основной упор на долгосрочное планирование — это делает систему менее удобной для Agile-команд.
- Сложный интерфейс.
Week
Week — удобный таск-трекер с минималистичным интерфейсом.
Возможности:
- Настройка представления задач — канбан, список, таблица.
- Минималистичный UX, который снижает порог входа для сотрудников.
- Настройка уведомлений и гибкие фильтры.
- Создание шаблонов задач и досок.
- Простая интеграция с корпоративными сервисами.
- Реализован функционал техники Помодоро для управления временем.
Минусы:
- Не хватает некоторых продвинутых функций — например, ресурсного планирования и автоматизации.
- Ограниченная поддержка интеграций по сравнению с конкурентами.
Битрикс24
Битрикс24 — полноценная экосистема для бизнеса со встроенными возможностями: CRM, календари, чаты, документооборот и автоматизация сделок.
Возможности:
- Интеграция с CRM и бизнес-инструментами.
- Настройка задач с дедлайнами, чек-листами и уведомлениями. Это помогает спланировать рабочий день сотрудника и отслеживать выполнение заданий.
- Есть функция «Делегирование задачи», чтобы передать проекты другому специалисту.
- Возможность создания встреч прямо в карточке задачи.
- Мониторинг времени работы сотрудников.
Минусы:
- Интерфейс перегружен дополнительными модулями. Если нужен только таск-трекер, платформа может показаться сложной.
- Ограниченная кастомизация рабочих процессов по сравнению с Jira и ClickUp.
- Не очень удобен для IT-команд.
YouTrack
YouTrack — это инструмент для команд, которым нужно управлять процессами и анализировать производительность сотрудников.
Возможности:
- Гибкая настройка типов задач и полей.
- Встроенный тайм-трекинг — контроль затраченного времени по этапам.
- Создание командных групп для быстрого назначения задач.
- Фильтрация и кастомизация данных.
- Отображение зависимости задач — какие задачи можно начинать, а какие ждут завершения других.
Минусы:
- Интерфейс сложнее, чем у конкурентов.
Кратко про функционал остальных трекеров
Trello — это один из самых простых таск-трекеров. Его канбан-доски стали стандартом во многих компаниях. Платформа подходит для небольших команд и простых рабочих процессов, но слабая аналитика делает трекер неудобным для сложных корпоративных задач.
Monday.com предлагает удобную систему управления задачами и проектами. Его сильная сторона — автоматизация рабочих процессов и продвинутые фильтры. Площадка подойдет командам, которым нужно быстро сортировать подзадачи и настраивать автоматические сценарии, но в гибкости кастомизации она уступает тому же ClickUp.
Интерфейс трекера MondayOpenProject выделяется гибкостью управления бэклогом и инструментами для организации встреч и планирования задач. Есть функция персонализации карточек — возможность менять расположение блоков. Можно добавить коллег в задачу без изменения роли — полезно, когда нужен доступ к информации.
YouGile — это канбан-трекер, ориентированный на командное взаимодействие. Его отличие — развитая система чатов и стикеров внутри задач. Это вариант для специалистов, которым нужно обсуждать задачи внутри трекера. Однако интеграции и аналитика у него менее развиты по сравнению с Jira или YouTrack.
Shtab — таск-трекер, который учитывает финансовую составляющую проектов. Позволяет добавить наблюдателя, чтобы контролировать задачи перед закрытием. Но платформа уступает конкурентам в плане кастомизаций и интеграций.
Рабочее пространство таск-менеджера ShtabProjecto — это корпоративный таск-трекер с упором на оргструктуру компании и встроенный документооборот. Есть возможность добавить контрагента в задаче, если нужна привязка проекта к подрядчику. Присутствует и система заметок в карточке задания для фиксации деталей и встроенный почтовый клиент для обмена документами. Однако площадка менее универсальна для небольших команд.
Необычные функции трекеров
Во время исследования мы нашли множество нестандартных функций. Они второстепенны, но несмотря на это могут дополнить пользовательский опыт.
Сервис медитаций (Week)
Наличие встроенного микросервиса медитаций. Пока это статичная анимация, но разработчики планируют добавить аудиосопровождение. Функция помогает снизить стресс, восстановиться после сложных задач и поддерживать концентрацию на протяжении рабочего дня.
Лайки и реакции на комментарии (YouTrack, Битрикс24, Easy Project)
Возможность поставить «палец вверх» на комментарий или задачу — это удобный способ получить обратную связь. Это ускоряет коммуникацию, особенно в больших командах, где нужно оперативно согласовывать действия без лишней переписки.
TV Mode — просмотр данных на весь экран (YouTrack)
Этот режим позволяет выводить задачи, аналитику и дашборды на большой экран. Такой формат повышает наглядность и облегчает коллективное принятие решений.
Геолокация в задачах (ClickUp, Trello)
Функция позволяет прикреплять географическое положение к задаче. Это полезно для полевых сотрудников, отдела логистики или работы с удаленными объектами.
Ограничение количества задач на доске (Monday)
Позволяет управлять ресурсами, не перегружая сотрудников. Инструмент будет актуальным для agile-команд и kanban-систем, в которых нужно контролировать лимит задач для поддержания продуктивности и равномерного распределения нагрузки.
Создание онлайн-форм (ClickUp, Monday)
Некоторые трекеры имеют интегрированный аналог google-форм внутри системы. Это нужно для сбора данных, проведения опросов и регистрации участников мероприятий.
Фильтры с логическими операторами (Monday, Easy Project)
В дополнение к стандартной фильтрации некоторые системы позволяют использовать условия: «равно», «не равно», «больше», «меньше» и «исключая». Такой функционал позволяет посмотреть только просроченные задачи, таски с высокой критичностью либо же исключить из выборки определенные проекты.
Запись экрана внутри трекера (ClickUp)
Есть возможность записывать видео прямо в системе. Такая функция может быть полезна для отчетов, демонстраций этапов проекта и обучения сотрудников.
Востребованные функции, и в каких трекерах их искать
На основе нашего исследования и интервью с респондентами мы выделили ключевые функции, которые нужны корпоративным пользователям. Эти возможности помогают оптимизировать работу команды, снизить нагрузку на сотрудников и повысить прозрачность процессов. Рекомендуем ориентироваться на них при выборе таск-трекера.
Отметим, что наши респонденты работают в секторе промышленности и производства и имеют специфические процессы и требования к трекеру.
Выбор формата визуализации задач
Один из главных критериев удобства работы с таск-трекером — возможность переключаться между разными форматами представления задач.
Почему это важно:
- Команды работают по-разному: разработчики предпочитают Scrum и Kanban, а менеджеры — диаграмму Ганта для планирования.
- Выбор визуализации позволяет адаптировать систему под разные процессы внутри одной компании.
- Визуализация задач помогает понять прогресс работы и выявить узкие места.
Какие трекеры предлагают визуализацию задач:
- Jira, ClickUp, Easy Project, YouTrack — поддержка всех форматов (канбан, Гант, списки и доски).
- Week, Trello, YouGile — упор на канбан, но с гибкими настройками.
- OpenProject, Easy Project — продвинутая работа с Гантом и WBS.
Настройка прав доступа по ролям
Корпоративные пользователи отмечают, что важно иметь разные настройки доступа и возможность автоматически менять роли в зависимости от статуса задачи.
Почему это важно:
- В больших компаниях сотрудники должны иметь доступ к разным данным.
- Руководители контролируют стратегические задачи, но не участвуют в рутинных процессах.
- Исполнители должны видеть только свои задачи, а гостевые пользователи — минимальный объем информации.
- Использование RACI — Responsible (исполнитель), Accountable (ответственное лицо), Consulted (консультант), Informed (информируемое лицо) — позволяет разделить ответственность за выполнение задач.
Какие трекеры предлагают возможность настройки прав доступа:
- Jira, YouTrack, ClickUp — настройка прав доступа вплоть до отдельных полей в задачах.
- Битрикс24, Projecto — проработанные уровни доступа для CRM и бизнес-процессов.
- Easy Project, OpenProject — поддержка ролевой модели с возможностью ограничивать доступ к задачам.
Планирование задач
Для проектных команд планирование спринтов и управление бэклогом позволяет структурировать работу и распределять задачи.
Почему это важно:
- Автоматический перенос невыполненных задач в новый спринт экономит время.
- Гибкость в планировании задач оптимизирует рабочую нагрузку.
- Наличие раздела «Бэклог» позволяет вести приоритизацию задач на будущее.
Какие трекеры дают доступ к планированию:
- Jira, YouTrack, Easy Project, ClickUp — полная поддержка спринтов и бэклогов.
- Week, OpenProject — базовые механики переноса задач между спринтами.
- Битрикс24, Monday.com — имеют ограниченные возможности, но можно настроить систему через статусы.
Видимость загрузки сотрудников
Одной из главных проблем в корпоративной среде является неравномерная нагрузка на сотрудников.
Почему это важно:
- Руководители должны видеть, у кого есть свободное время, а кто перегружен.
- Прозрачность распределения задач помогает избежать выгорания сотрудников.
- Гибкая отчетность по трудозатратам позволяет анализировать эффективность команды.
Какие трекеры предлагают эту возможность:
- YouTrack, ClickUp, Easy Project — детализированное отслеживание часов и распределение нагрузки.
- Jira, OpenProject — диаграммы загрузки и отслеживание плановых и фактических затрат по часам.
- Битрикс24, Shtab — оценка финансовой составляющей работы сотрудников.
Простота в использовании и кастомизация
Даже самые функциональные таск-трекеры могут не прижиться в компании, если они сложны в освоении. Нужно сбалансировать мощность инструмента и удобство интерфейса, чтобы все сотрудники могли эффективно использовать трекер.
Почему это важно:
- Простая навигация и понятный UX сокращают время адаптации сотрудников.
- Кастомизация интерфейса под потребности бизнеса делает работу комфортнее.
- Интуитивные фильтры и настройка полей помогают быстро находить нужную информацию.
Какие трекеры имеют простой интерфейс:
- Week, Trello, YouGile — минималистичный дизайн.
- ClickUp, Monday.com — кастомизация интерфейса.
- Jira, YouTrack — мощный функционал, но сложный порог входа.
Настройка уведомлений и автоматизация процессов
Автоматическое обновление статусов задач и кастомизация уведомлений помогает настроить систему под запросы бизнеса.
Почему это важно:
- Настройка оповещений решает проблему переизбытка уведомлений.
- Автоматизация рутинных процессов снижает нагрузку на сотрудников.
- Напоминания о дедлайнах и статусах повышают контроль за выполнением задач.
Какие трекеры имеют такие функции:
- ClickUp, Jira, YouTrack — автоматические сценарии и кастомизация уведомлений.
- Битрикс24, Monday.com — уведомления в Telegram и SMS.
- Week, YouGile — простые, но эффективные механики напоминаний.
Российские vs зарубежные трекеры
В условиях импортозамещения не можем пройти мимо сравнения таск-трекеров в разрезе локации вендоров. Изучая российские и зарубежные сервисы, можно отметить, что отечественные решения уже могут конкурировать с иностранными лидерами в базовом функционале. Они предлагают удобные канбан-доски, гибкие настройки статусов, систему уведомлений и аналитику.
Week, YouGile, Shtab и Битрикс24 подходят для управления задачами в крупных компаниях, а Projecto ориентирован на внутренние бизнес-процессы. В то же время зарубежные сервисы — Jira, Monday и ClickUp — активно развивают AI-инструменты, автоматизацию и продвинутую кастомизацию интерфейса.
Анализируя потребности российских пользователей, мы заметили, что зарубежные решения не всегда можно адаптировать под бизнес-процессы. При этом Week и Битрикс24 учитывают специфику отечественного рынка, включая интеграции с 1C и другими локальными сервисами.
Российские трекеры активно развиваются и внедряют уникальные функции, которых нет в зарубежных аналогах. Например, Shtab учитывает финансовую оценку задач, а YouTrack предлагает продвинутые инструменты тайм-трекинга. Week и YouGile выделяются удобством работы при минималистичном интерфейсе.
Российские решения конкурируют с зарубежными платформами, адаптируются к специфике локального бизнеса и предлагают функции, востребованные именно у отечественных пользователей.
Какой функционал взяли в MVP
По итогам исследования, наши аналитики собрали таблицу с функционалом для будущего MVP трекера. Мы выделили ключевые потребности бизнеса на основе UX-анализа, интервью с пользователями и требований заказчика.
Основной упор в первой версии нашего трекера будет сделан на управление задачами, настройку ролей, удобство работы с системой и базовые механики работы с проектами.
Основная логика системы
- Создание и ведение единого трекера задач для всех отделов.
- Доступ только авторизованным пользователям.
- Выбор роли для пользователей — администратор, менеджер проекта, исполнитель, наблюдатель, гость.
- Круглосуточная доступность системы.
- Масштабируемость системы для будущего роста.
- Корректная работы системы при одновременной нагрузке до 40 000 пользователей.
Базовое управление задачами и проектами
- Создание, редактирование, удаление задач.
- Формирование проектов и их статусов.
- Настройка приоритетов задач — критический, высокий, средний, низкий.
- Гибкие статусы задач — «сделать», «в работе», «отклонено», «на согласовании», «завершено».
- Прикрепление файлов к задачам — Excel, PDF, Word, JPEG, PNG и PPTX.
- Оставление комментариев к задачам и обсуждение с коллегами.
- Удаление и клонирование задач.
Визуализация задач и проектов
- Наличие канбан-доски и диаграммы Ганта.
- Настройка названий колонок задач.
- Перемещение карточек задач по колонкам.
- Возможность просмотра задач по всем проектам на одной доске.
Простой интерфейс и удобство работы
- Поиск по задачам и проектам.
- Простая настройка профиля пользователя.
- Интерфейс полностью на русском языке.
- Автоматическое сохранение изменений.
Работа с уведомлениями и доступами
- Настройка уведомлений.
- Настройка прав доступа внутри проекта.
Подведем итоги
Анализ популярных таск-трекеров показал, что похожие инструменты ориентированы на разные потребности бизнеса. Каждый из этих сервисов имеет свои сильные и слабые стороны, но объединяет их фокус на гибкости настроек.
Исследование показало, что на сегодняшний день важно крупным корпорациям при выборе таск-трекеров:
- Простота и удобство UX. Минимальное обучение, интуитивно понятный интерфейс, низкий порог входа.
- Максимальная адаптивность. Гибкие настройки полей, прав доступа и визуала.
- Комплексная аналитика. Детальные дашборды, прогнозирование сроков и загрузки команды.
- Автоматизация. Рекомендации по срокам, настраиваемые фильтры и автоматические уведомления.
- Разные способы представления данных — канбан, диаграмма Ганта, список, спринты, таблицы.
- Масштабируемость. Требуется система, которую можно развивать вместе с бизнес-процессами.
Наш MVP-трекер включает базовые функции управления задачами, а бэклог помогает сделать систему более удобной для решения разных задач холдинга.
