Как снизить закупочную цену лекарств благодаря системе торгов

Клиент — региональная аптечная сеть «Эдельвейс», обратился к нам с идеей создания специализированной торговой площадки. Аптеки Москвы и Санкт-Петербурга уже давно проводят закупки через систему электронных торгов, в Сибири же создание подобного аукциона стало непростым процессом.

Как мы это сделали, что из этого получилось и каких результатов удалось добиться через полгода после внедрения — рассказываем.

Придумать механизм торгов, способный максимально снизить закупочную цену и сэкономить время. Клиент хотел оперативно отторговывать большие закупки на аукционе и при этом быть уверенным в качестве товара.

Мы стали выяснять, как закупки проходят без торговой площадки. Нам удалось выяснить, что 90% времени у менеджера по закупкам уходило на обработку присланных прайс-листов и торг с поставщиком. Вопрос заключался только в том, хватит ли менеджеру сил и времени, чтобы успеть поторговаться со всеми. Ведь отдел закупок отвечает за быструю доставку медикаментов на склад аптеки.

В соответствии с этим, мы добавили такой критерий успешности проекта, как удобный для пользователей интерфейс, требующий минимального времени на обучение и начало работы. Изначально мы «заточили» проект под больший объём возможностей, чем предполагал заказчик. Наше правило — всегда работать на перспективу.

Задачу усложняла аудитория проекта — менеджеры по продажам, которые привыкли видеть информацию о товарах в Excel или 1С. Нам предстояло заменить монотонные нагромождения цифр, сложных названий и  идентификаторов на интуитивно понятный интерфейс, сохранив общую логику подачи информации.

Для этого мы создали интерактивные прототипы, в которых клиент может перемещаться между страницами — это единственный способ проверить юзабилити проекта до его запуска.

Для пользователей, предпочитающих работать в офлайне, мы предусмотрели возможность скачать таблицу в формате csv. Документ можно отредактировать, а затем загрузить обратно на аукцион. При этом система сама «подхватывает» измененные значения ставок из файла и проставляет их в лоты аукциона.

Алгоритм работы нашей торговой площадки отличается от аналогов из европейской части России. У нас покупатель — это конкретная аптечная сеть, а поставщики при этом торгуются между собой в  ходе аукциона. Каждый поставщик видит минимальную ставку конкурентов и  имеет возможность снизить свою цену в процессе торгов. Важно, что площадка в принципе не позволяет делать ставку выше, чем текущая, тем самым отсеивая невыгодные для аптечной сети предложения. При этом в  системе можно оставлять комментарии, информирующие о нюансах доставки или количестве товара.

При старте любого торга все представители поставщиков, зарегистрированные в системе, получают автоматическое сообщение. По окончании торгов  администратор видит отчёт с минимальными ценовыми предложениями. После ему остаётся только связаться с  поставщиком-победителем. Обе стороны подтверждают условия сделки — что предложение соответствует действительности, а объём партии медикаментов поставщик в состоянии привезти в срок.

По результатам нескольких первых торгов были найдены очень выгодные предложения, но через некоторое время поставщики увеличили цены — они поняли суть аукциона. При традиционном запросе цен они демонстрировали стоимость, близкую к минимальной, с небольшим запасом для торга. А на торги они заходили с ценой повыше и были готовы снизить стоимость только тех позиций, по которым проигрывали конкурентам.

Исходя из обозначенных проблем, мы проработали два способа борьбы с  ними. Для каждого лота был введён минимальный шаг в процентах— обычно это 0,1% от цены. Теперь поставщик не мог сделать ставку меньше заданной и торговаться для вида, снижая стоимость на одну копейку. Также было внедрено нечто похожее на A/B-тестирование. В системе появилось два вида лотов: аукцион и запрос минимальных цен. Аукцион предполагает процесс торгов, когда поставщики видят минимальную на текущий момент цену. Запрос минимальных цен предполагает закрытую для конкурентов отправку цен на позиции в лоте.

Через полгода работы мы собрали статистику и получили обратную связь от пользователей. На основе собранных данных появились и планы по развитию системы, и возможности подвести промежуточные итоги:

благодаря системе торгов закупочная цена лекарств снизилась на 1%площадка позволила сети аптек выстроить выгодное ценообразование, используя естественные рыночные механизмыокупаемость проекта составила всего шесть месяцев.