Клиент и экосистема
Наш клиент — один из крупнейших промышленных холдингов, лидер в своей отрасли. В составе группы более 30 предприятий и десятки подразделений. С 2020 года являемся постоянным цифровым партнером компании.
За 5 лет совместной работы мы построили масштабную цифровую экосистему, которая охватывает все этапы производственных улучшений: от подачи идеи до оценки экономического эффекта.
Структура экосистемыЭкосистема включает 5 сервисов:
- Фабрика идей для внедрения инициатив с эффектом до 1 млн рублей.
- Сервис трансформационных предложений для проектов от 1 млн рублей.
- Доска решения проблем, чтобы оперативно устранять сбои на производстве.
- Экспертные сети для консультаций и обмена опытом с коллегами.
- Таск-трекер, который стал логичным продолжением развития этой архитектуры. С его помощью компания планирует работать над проектами, вести задачи, контролировать сроки и вовлекать сотрудников в процессы.
В экосистеме зарегистрировано более 53 000 инициатив и 60 000 сотрудников. Подтвержденный экономический эффект от внедрений составил 20 млрд рублей. Все процессы реализованы в едином пространстве, с общей базой данных и сквозной авторизацией.
Результаты после внедрения экосистемыЗадача
Заказчик обратился к нам за разработкой очередного сервиса для экосистемы управления улучшениями.
Команда запланировала создать собственный корпоративный таск-трекер для 40 000 пользователей. В системе управления задачами сотрудники будут вести проекты производственных внедрений и организовывать работу команд.
Подразделения холдинга ведут проекты в разных системах из-за сложной интеграции данных и отсутствия единых бизнес-процессов. А сотрудники вынуждены тратить время на контроль за документами и таблицами.
К тому же, существующие инструменты не могут полностью закрыть задачи бизнеса:
- Таск-менеджеры сложно интегрировать с внутренними системами компании.
- Готовые сервисы не учитывают специфику производственных процессов.
- В системах отсутствует возможность гибко настроить логику под разные компании и подразделения.
Цель исследований: подготовить основу для создания кастомного таск-трекера, который заменит текущий набор решений, повысит общую продуктивность и качество управления проектами.
В рамках аналитики мы выделили следующие задачи:
- Провести серию интервью с представителями компании.
- Выявить реальные потребности и сценарии пользователей.
- Провести сравнение 12 популярных таск-трекеров и собрать таблицу с ключевыми возможностями.
- Оптимизировать архитектуру взаимодействий с клиентом, используя метод EventStorming.
- Визуализировать набор требований через User Stories, чтобы выстроить структуру будущего продукта.
- Выделить приоритетные функции для MVP и сформировать бэклог.
- Определить точки масштабирования и возможности адаптации системы под разные команды и задачи.
Решение
Наши аналитики провели комплексное исследование, выделили ключевые функции для MVP и сформировали план масштабирования продукта с учетом приоритетов заказчика и специфики бизнеса.
Погружение в проект начали с декомпозиции задач и планирования этапов. Выделили три ключевые группы пользователей и провели серию CustDev-интервью, чтобы понять сценарии работы с таск-трекером и требования к системе.
Параллельно провели benchmarking — сравнительное исследование аналогичных решений на рынке. Проанализировали 12 популярных в корпоративной среде трекеров — Jira, Trello, ClickUp, Week, YouGile, Битрикс24 и другие. В таблицу попали более 50 стандартных и уникальных функций.
Рейтинг популярных таск-трекеровНа основе интервью и анализа сформировали структуру будущего продукта. В MVP вошли базовые сценарии работы с задачами, визуализация, настройка ролей и уведомлений. В следующих итерациях планируется расширение функциональности, интеграций и аналитики.
Специфика проекта, или почему мы отказались от классического подхода к аналитике
В начале мы предполагали использовать привычную схему: собрать требования, оформить документацию, согласовать и передать в разработку. Но в процессе стало очевидно — для этого проекта такой формат не даст нужной скорости и вовлечения.
Клиент активно участвовал в работе: хотел видеть каждый этап, принимать решения и вносить правки. Состав рабочей группы со стороны заказчика постоянно дополнялся — приходили участники с новыми взглядами и инициативами. Каждый из них приносил важную информацию, которую нужно было оперативно обработать и учесть в процессе.
Проект получился очень живым. Команды представляли разные направления: IT, операционное управление, отдел развития и другие. У каждого отдела — свои процессы и язык описания задач. Все это делало работу с длинной текстовой аналитикой непродуктивной.
Аналитика на проекте шла с нуля: у клиента не было готовых требований, а продукт при этом предполагал максимум кастомизации. У нас был один аналитик, много заинтересованных лиц и десятки интервью. Обычный подход с документацией тут бы не подошел — нужно было что-то более гибкое, понятное и наглядное.
Анна Кочкина
Аналитик в Атвинте
Мы внедрили инструменты, которые помогают сохранять общий фокус и синхронизировать всех участников в режиме реального времени. Так в проекте появились визуальные практики: EventStorming и User Stories.
Методики EventStorming и User Stories для объединения всех участников проекта
Когда в проекте много участников, задач и дополнительной информации, нужно найти формат, который помогает всем понять, что происходит в конкретный момент времени. Мы выбрали визуальные методики — EventStorming и User Stories. Они позволили собрать требования и создать прозрачную гибкую модель будущей системы.
Вместо классических документов внедрили EventStorming — инструмент визуального моделирования, популярный в подходах Agile и DDD (Domain-Driven Design). Он помогает описывать логику системы через реальные события, действия и объекты.
Как это выглядит:
- Всю работу выстроили в Miro — онлайн-доске, где одновременно взаимодействует наша команда и заказчик.
- Использовали систему стикеров, чтобы отображать ключевые события, команды, роли и сущности.
- Построили карту бизнес-процессов и сценариев взаимодействия с таск-трекером.
Визуализация по методу EventStormingФормат дал нам сразу несколько преимуществ:
- Избежали «сухого» текстового описания и визуализировали процессы. Это помогло упростить коммуникацию и восприятие сложных деталей между командой и бизнес-экспертами.
- Выявили скрытые требования и проблемы. Через анализ событий (Events) и команд (Commands) обнаружили неочевидные сценарии и узкие места. Например, какие поля в карточке задачи или проекта необходимо добавить или убрать при разработке.
- Снизили риск разночтений. Все участники видят процесс и могут вносить правки в режиме реального времени.
- Сократили количество долгих обсуждений и переделок на поздних этапах разработки. Многие решения принимаются сразу в Miro — и вся команда это видит.
Даже если вы никогда не работали с EventStorming — попробуйте. Один вечер в Miro с командой даст больше, чем неделя в Google Docs.
Анна Кочкина
Аналитик в Атвинте
Структуру системы оформили в виде User Stories. Это короткие описания пользовательских сценариев, на основе которых шла декомпозиция задач на разработку. Истории также хранятся в Miro, чтобы их можно было комментировать, перемещать и дополнять в рамках живой доски.
Работа с User StoriesПочему это оказалось эффективным:
- Прозрачность. Каждый может зайти и посмотреть текущий статус работ, предложить изменение или оставить комментарий.
- Удобство при постановке задач. Истории можно легко и быстро трансформировать в ТЗ для проектирования, разработки и тестирования.
- Совместная работа. Клиент участвовал в создании продукта и видел, как идеи превращаются в задачи. На регулярных встречах с фокус-группой команда взаимодействовала с User Stories и оперативно перемещала предложения в бэклог.
- Экономия времени. Вместо долгих согласований мы получили наглядную доску и быструю обратную связь. Разделили истории по этапам: MVP, бэклог и идеи на будущее. Также отмечали те решения, от которых отказались. Такой подход позволяет вернуться к их обсуждению, если изменятся приоритеты.
Проведение интервью
Чтобы разработать таск-трекер, который действительно решит задачи бизнеса, мы пошли не от списка «хотелок», а от пользователей. Сформировали три основные группы для проведения глубинных интервью:
- Руководители и топ-менеджеры определяют стратегию и принимают управленческие решения.
- Руководители проектов отвечают за контроль и организацию работы команд.
- Исполнители работают с задачами ежедневно и фиксируют их выполнение.
У каждого сегмента — своя роль, определенные задачи и потребности. Руководители смотрят на сроки и контроль. Менеджеры проектов — на организацию процессов и загрузку команд. Исполнителям важно удобство интерфейса, скорость работы и понятные статусы.
Перед CustDev-интервью подготовили список вопросов для респондентов, позволяющий выявить детали бизнес-процессов и установить преимущества и недостатки используемых методов. Также уточнили пожелания и требования пользователей к будущему продукту.
Примеры вопросов для интервьюУже на третьем интервью стало очевидно: чем больше гибкости будет заложено в системе, тем эффективнее она сможет закрыть потребности всех категорий пользователей. Невозможно создать статичный инструмент, подходящий сразу всем. Требуется решение, которое позволит каждому сотруднику адаптировать интерфейс под свои рабочие задачи.
Анна Кочкина
Аналитик в Атвинте
Ответы респондентовИсследование 12 трекеров и отбор 50 функций
Провели исследование популярных таск-трекеров. В выборку попали 12 систем — от крупных международных решений до локальных российских платформ:
- ClickUp
- Jira
- Easy Project
- Week
- Битрикс24
- YouTrack
- Trello
- Monday.com
- OpenProject
- YouGile
- Shtab
- Projecto
Список рассматриваемых трекеровВыбор трекеров базировался на упоминаниях от пользователей, популярности в рейтингах и наличии продвинутого функционала в управлении финансами (например, бюджетирование проекта или планирование больничных и отпусков).
Анна Кочкина
Аналитик в Атвинте
Собрали сводную таблицу с более чем 50 функциями. В нее вошли следующие критерии:
- Настройка под процессы. Система должна подстраиваться под специфику работы разных компаний и команд.
- Разные способы отображения. Удобно, когда задачи можно смотреть в виде доски, диаграммы Ганта или списка — кому как привычнее.
- Права доступа. Необходимость контроля ролей, настройка разрешений и ограничений на просмотр и редактирование задач.
- Удобство использования. Интуитивность интерфейса, скорость работы и наличие мобильной версии.
- Связь с другими системами. Подключение трекера к уже используемым сервисам и передача данных между ними.
- Отчетность. Руководителям нужны дашборды для возможности анализировать загрузку сотрудников и статус проектов.
Таблица сравнения систем управления задачамиВыделили несколько типов функций:
- базовые функции, которые являются стандартом;
- параметры, являющиеся точками роста;
- уникальные и интересные возможности, помогающие сотрудникам и руководителям работать в одной системе;
- избыточный функционал, который мешает простому использованию таск-трекера.
При этом стало понятно, почему готовые решения не подходят нашему клиенту:
- Низкая гибкость — нельзя адаптировать под уникальные процессы холдинга.
- Перегруженные интерфейсы — долгий вход для пользователей без знаний в ИТ.
- Сложности с масштабированием на более чем 30 компаний.
- Отсутствие глубокой кастомизации под роли и сценарии заказчика.
Эти ограничения также подтвердили, что нужна кастомная разработка, выстроенная под специфику бизнеса.
Функционал MVP
После интервью, анализа трекеров и визуального моделирования мы перешли к формированию MVP. Главный принцип — не перегружать первую версию, но закрыть ключевые сценарии для всех категорий пользователей.
В первую итерацию продукта вошли:
- Базовое управление задачами — создание, редактирование, удаление.
- Вложения файлов — Excel, PDF, Word, JPEG, PNG и PPTX.
- Комментирование и обсуждение задач.
- Наличие канбан-доски и диаграммы Ганта.
- Настройка прав доступа и ролей.
- Базовый поиск, фильтры и уведомления.
Функционал для MVPСистема проектировалась с учетом масштабирования. Следующие итерации продукта будут включать:
- тайм-трекинг;
- работа по спринтам;
- расширенные отчеты и дашборды;
- интеграции с другими сервисами.
Результат
После проведения аналитики проект находится в стадии активной разработки. В этом кейсе мы использовали гибкий подход и трансформировали совместную работу команды и клиента по аналитике. Кастомные проекты с высокой степенью неопределенности требуют визуальных инструментов, которые помогают команде видеть полную картину, а заказчику — участвовать в разработке.
EventStorming стал инструментом, который объединил всех участников проекта, заменил десятки встреч и гигабайты документации одним холстом в Miro.
User Stories позволили быстро переводить идеи в задачи, отслеживать прогресс и сохранять даже те гипотезы, от которых временно отказались. Прозрачность работы сделала процесс более гибким и управляемым.
Итоги:
- На основе аналитики сформировали блок функций и требований к таск-трекеру, который будет отвечать потребностям клиента.
- Получили NPS от клиента — 9 из 10.
- Все рабочие документы, User Stories и схемы продолжают использоваться клиентом и командой в режиме реального времени.
- EventStorming впервые был внедрен на проекте такого масштаба и уже стал частью методологии Атвинты.
- Отношения с клиентом стали крепче. Частые встречи и совместная работа сблизили команду заказчика и наших специалистов.
Наш подход позволил избежать траты часов и переработок в будущем и корректно расставить акценты на этапе разработки. Мы построили основу для масштабируемого продукта, который будет развиваться вместе с экосистемой и подстраиваться под новые задачи бизнеса.
