Аналитика для разработки таск-трекера на 40 000 пользователей

Клиент и экосистема

• Фабрика идей для внедрения инициатив с эффектом до 1 млн рублей.
• Сервис трансформационных предложений для проектов от 1 млн рублей.
• Доска решения проблем, чтобы оперативно устранять сбои на производстве.
• Экспертные сети для консультаций и обмена опытом с коллегами.
• Таск-трекер, который стал логичным продолжением развития этой архитектуры. С его помощью компания планирует работать над проектами, вести задачи, контролировать сроки и вовлекать сотрудников в процессы.

Задача

• Таск-менеджеры сложно интегрировать с внутренними системами компании.
• Готовые сервисы не учитывают специфику производственных процессов.
• В системах отсутствует возможность гибко настроить логику под разные компании и подразделения.

• Провести серию интервью с представителями компании.
• Выявить реальные потребности и сценарии пользователей.
• Провести сравнение 12 популярных таск-трекеров и собрать таблицу с ключевыми возможностями.
• Оптимизировать архитектуру взаимодействий с клиентом, используя метод EventStorming.
• Визуализировать набор требований через User Stories, чтобы выстроить структуру будущего продукта.
• Выделить приоритетные функции для MVP и сформировать бэклог.
• Определить точки масштабирования и возможности адаптации системы под разные команды и задачи.

Решение

Специфика проекта, или почему мы отказались от классического подхода к аналитике

Методики EventStorming и User Stories для объединения всех участников проекта

• Всю работу выстроили в Miro — онлайн-доске, где одновременно взаимодействует наша команда и заказчик.
• Использовали систему стикеров, чтобы отображать ключевые события, команды, роли и сущности.
• Построили карту бизнес-процессов и сценариев взаимодействия с таск-трекером.

• Избежали «сухого» текстового описания и визуализировали процессы. Это помогло упростить коммуникацию и восприятие сложных деталей между командой и бизнес-экспертами. 
• Выявили скрытые требования и проблемы. Через анализ событий (Events) и команд (Commands) обнаружили неочевидные сценарии и узкие места. Например, какие поля в карточке задачи или проекта необходимо добавить или убрать при разработке.
• Снизили риск разночтений. Все участники видят процесс и могут вносить правки в режиме реального времени.
• Сократили количество долгих обсуждений и переделок на поздних этапах разработки. Многие решения принимаются сразу в Miro — и вся команда это видит.

• Прозрачность. Каждый может зайти и посмотреть текущий статус работ, предложить изменение или оставить комментарий.
• Удобство при постановке задач. Истории можно легко и быстро трансформировать в ТЗ для проектирования, разработки и тестирования.
• Совместная работа. Клиент участвовал в создании продукта и видел, как идеи превращаются в задачи. На регулярных встречах с фокус-группой команда взаимодействовала с User Stories и оперативно перемещала предложения в бэклог.
• Экономия времени. Вместо долгих согласований мы получили наглядную доску и быструю обратную связь. Разделили истории по этапам: MVP, бэклог и идеи на будущее. Также отмечали те решения, от которых отказались. Такой подход позволяет вернуться к их обсуждению, если изменятся приоритеты.

Проведение интервью

• Руководители и топ-менеджеры определяют стратегию и принимают управленческие решения.
• Руководители проектов отвечают за контроль и организацию работы команд.
• Исполнители работают с задачами ежедневно и фиксируют их выполнение. 

Исследование 12 трекеров и отбор 50 функций

• ClickUp
• Jira
• Easy Project
• Week
• Битрикс24
• YouTrack
• Trello
• Monday.com
• OpenProject
• YouGile
• Shtab
• Projecto

• Настройка под процессы. Система должна подстраиваться под специфику работы разных компаний и команд.
• Разные способы отображения. Удобно, когда задачи можно смотреть в виде доски, диаграммы Ганта или списка — кому как привычнее.
• Права доступа. Необходимость контроля ролей, настройка разрешений и ограничений на просмотр и редактирование задач.
• Удобство использования. Интуитивность интерфейса, скорость работы и наличие мобильной версии.
• Связь с другими системами. Подключение трекера к уже используемым сервисам и передача данных между ними.
• Отчетность. Руководителям нужны дашборды для возможности анализировать загрузку сотрудников и статус проектов.

• базовые функции, которые являются стандартом;
• параметры, являющиеся точками роста;
• уникальные и интересные возможности, помогающие сотрудникам и руководителям работать в одной системе;
• избыточный функционал, который мешает простому использованию таск-трекера.

• Низкая гибкость — нельзя адаптировать под уникальные процессы холдинга.
• Перегруженные интерфейсы — долгий вход для пользователей без знаний в ИТ.
• Сложности с масштабированием на более чем 30 компаний.
• Отсутствие глубокой кастомизации под роли и сценарии заказчика.

Функционал MVP

• Базовое управление задачами — создание, редактирование, удаление.
• Вложения файлов — Excel, PDF, Word, JPEG, PNG и PPTX.
• Комментирование и обсуждение задач.
• Наличие канбан-доски и диаграммы Ганта.
• Настройка прав доступа и ролей.
• Базовый поиск, фильтры и уведомления.

• тайм-трекинг;
• работа по спринтам;
• расширенные отчеты и дашборды;
• интеграции с другими сервисами.

Результат

• На основе аналитики сформировали блок функций и требований к таск-трекеру, который будет отвечать потребностям клиента.
• Получили NPS от клиента — 9 из 10.

• Все рабочие документы, User Stories и схемы продолжают использоваться клиентом и командой в режиме реального времени.
• EventStorming впервые был внедрен на проекте такого масштаба и уже стал частью методологии Атвинты.
• Отношения с клиентом стали крепче. Частые встречи и совместная работа сблизили команду заказчика и наших специалистов.