Москва
Кемерово

Сервис учета сделок и времени для «Аудит и Консалтинг»

Сервис, который упорядочивает проекты, автоматизирует согласование работ и увеличивает средний чек

Заказчик

Компания «Аудит и Консалтинг» проводит аудиторскую оценку страховых случаев. Ее клиенты — крупные российские страховщики. Страховые компании обращаются в «Аудит и Консалтинг» для оценки ущерба и дальнейшего расчета выплат своим страхователям.

Задача

Страховщики обязали всех своих подрядчиков разработать программное обеспечение для оценки проделанной работы и передачи отчетов. Аудит и  Консалтинг обратились к нам за разработкой веб-сервиса, который отвечал бы потребностям их клиента и бизнес-процессам. Сервис должен работать в  закрытом режиме: доступ к информации может быть только у сотрудников, которые работают над проектом.

Срок разработки

3 месяца

«Задача была сложной и масштабной. Нужно было автоматизировать каждый этап взаимодействия страховой компании и компании-оценщика страховых случаев: постановку задач по оценке, учет стоимости и продолжительности работ, добавление накладных расходов и их документальное обеспечение, контроль и согласование со стороны страховщика, формирование финансовых документов и отчетов по выбранным периодам, порядок переговоров в спорных ситуациях. 

Кроме того, веб-приложение должно уметь работать с разными страховыми компаниями, а значит нужно создавать аккаунты новых компаний с уникальной организационной структурой и бизнес-процессами, заводить пользователей для их сотрудников, наделять их различными правами доступа к документообороту и функциям.»

Алексей Малоштанов

backend-разработчик

Digital-агентство Атвинта

Решение

Мы разработали сервис единого учета всех дел по оценке ущерба. В нем структурированы задачи по каждому делу — таймшиты.

У заказчика была только внутренняя автоматизация — в распределении задач между сотрудниками. А вот задачи от клиента поступали по email, отчет по ним и учет сделок тоже вели в email-переписке. В результате часть информации терялась, возникали долгие согласования, а компания недополучала деньги.

Теперь сотрудники «Аудит и Консалтинг» непосредственно в интерфейсе сервиса замеряют время работы с помощью встроенного таймера, прикрепляют документы по проекту и выгружают отчеты в конце месяца. Клиент-страховщик видит весь процесс работы в реальном времени, оперативно согласовывает или обсуждает работы.

На первый взгляд процесс взаимодействия заказчика с их клиентами казался очевиден: исполнитель закрывает задачу, клиент получает уведомление на почту, проверяет работы, согласовывает или дополняет комментарием.

Однако такое «решение в лоб» не уводит от основной проблемы в согласовании. Сложно отслеживать, какие работы согласованы или отвергнуты, а какие — переданы на согласование недавно и еще не просмотрены. Уведомления копятся на почте, клиент не согласовывает работы вовремя, возникает путаница.

Аналитика

В интервью с заказчиком выяснили, как взаимодействуют сотрудники «Аудит и  Консалтинг» с клиентами, кто будет пользоваться веб-сервисом и какие функции нужны для работы.

Сервис учета сделок и времени для «Аудит и Консалтинг»

«Прелесть и сложность работы над подобным проектом — досконально разобраться в предметной области, с которой раньше не сталкивался. Мы раз за разом прорабатывали пользовательские сценарии и подбирали решения, которые устраняли спорные моменты во взаимодействии пользователей.»

Антон Шевченко

Руководитель проекта

Digital-агентство Атвинта

Поэтапное согласование

Избежать неудобств при согласовании помогает пошаговая система. Мы разбили процесс на 4 этапа, каждый длится неделю.

Сервис учета сделок и времени для «Аудит и Консалтинг»

Первую и вторую недели после старта проекта сотрудники исполнителя вносят в дела информацию и дополняют таймшиты. В первый день третьей недели клиенту компании «Аудит и Консалтинг» автоматически приходит уведомление: необходимо согласовать работы. Уведомление всплывает в  интерфейсе системы и дублируется на почту.

Так мы исключили ситуации, когда материалы прикреплены не полностью, а  куратор от клиента уже отклонил таймшит и отказался платить за проделанную работу.

Сервис учета сделок и времени для «Аудит и Консалтинг»

Автоматическое согласование

Дополнительный нюанс поэтапного согласования: ни одна задача к концу месяца не остается «повисшей». Для этого предусмотрели автоматическое согласование, если в течение третьей недели куратор клиента не отправил таймшит на доработку или не согласовал сам.

Цветовая навигация

В интерфейсе клиенту и исполнителю задачи важно оперативно видеть статус по всем своим делам: что готово и ожидает согласования, что согласовано или оплачено, что отклонено и требует уточнения.

Визуально дифференцировали задачи цветной маркировкой в зависимости от статуса. Так проще ориентироваться в большом количестве информации.

Список таймшитов

Интерфейс

При проектировании интерфейса мы опирались на особенности использования продукта. 

Пользователям сервиса важно оперативно находить дела, создавать задачи и регистрировать время работы. В интерфейсе продукта мы оставили только те элементы, которые помогают в достижении пользовательских целей и не отвлекают от задач. 

Мокап интерфейса

В нем нет эмоциональной и высокохудожественной составляющей. Он полностью основан на бизнес-логике рабочих процессов у заказчика.

Особое внимание уделили навигации по проектам и задачам. Это позволяет минимизировать затраты времени на переключение между вкладками и окнами внутри интерфейса.

Список дел

Функции

Система пользователей и ролей

В сервисе предусмотрено разделение по функциям в зависимости от роли пользователя и прав доступа: кураторы страховой компании, руководители и исполнители — сотрудники «Аудит и Консалтинг».

Куратор страховой компании формирует дело, прикладывает описание и сопровождающие документы. Когда работы выполнены куратор согласовывает дела или запрашивает уточнения. Он не может вносить правки в дела и таймшиты.

Список дел

Руководители компании «Аудит и Консалтинг» распределяют на исполнителей задачи для дел в статусе «Заявка». В конце периодавыгружают отчеты по всем делам. 

Общий список дел

Также руководитель добавляет компании клиентов, создает структуру подчиненности для каждой фирмы, добавляют новых пользователей. В сервисе хранится вся информация о клиентах: юридические и платежные реквизиты, управленческая структура, информация о сотрудниках, которые работают с сервисом.

Руководитель добавляет новых сотрудников-исполнителей и выдает права доступа.

Сотрудники-исполнители создают таймшиты в рамках дела, ведут учет времени с помощью встроенного таймера, смотрят статистику и формируют отчеты по своим делам.

Порядок в проектах

Пользователям доступны дела в зависимости от прав доступа. Для оперативного поиска дел разработана система фильтрации по множеству параметров.

Мои дела

Согласование и автоматическое выставление счетов

Система согласования проектов напрямую влияет, сколько денег получит компания. По каждому отдельному делу в конце месяца система формирует счет. В него автоматически включаются работы, которые согласованы, но не оплачены в предыдущем периоде.

Формирование счета

Технологии

Сервис разработан под индивидуальные задачи заказчика на фреймворке Laravel. Такая разработка занимает больше времени и подвластна только опытным специалистам. Зато сервис полностью адаптирован под особенности бизнес-процессов заказчика, и продукт возможно дорабатывать в будущем.

Безопасность

В сервисе хранится информация о тысячах страховых случаев, включая финансовые и персональные данные страхователей. Такие сведения — конфиденциальны. Мы учли особые требования к цифровой безопасности проекта и обеспечили защиту от всех методов взлома, известных на момент реализации.

Система оснащена безопасным хранением паролей и защитой авторизации пользователей, что исключает похищение авторизационных данных и вход в систему от его имени. Реализована безопасная передача данных, которая предотвращает перехват конфиденциальных сведений. Сервис защищен от внедрения шпионских кодов и утечки информации из базы данных. 

Результаты

Оценщики нашего заказчика уже работают с сервисом. Доступ — только для сотрудников компании и кураторов от их клиента-страховщика. 

В первый же месяц после внедрения сервиса «Аудит и Консалтинг» увеличили средний чек сделки. Повысилась скорость согласования работ, а сотрудники стали тратить меньше времени на доработки по таймшитам. 

Клиент заказчика — крупный федеральный страховщик — работает с несколькими компаниями-оценщиками. Задача по разработке собственного подобного сервиса была поставлена каждой из этих компаний. По отзыву страховой компании веб-сервис «Аудит и Консалтинг» признан самой удобной системой учета и согласования работы среди всех продуктов, созданных подрядчиками страховщика.

Смотрите также

Смотреть все работы
Разработка корпоративного портала  для холдинга «СДС»

Корпоративный портал для холдинга СДС

Разработка корпоративного портала для ХК «Сибирский Деловой Союз»

«База знаний кластера»

База знаний кластера — дизайн и разработка

Сервис для автоматизации работы государственного департамента