Разработка сервиса для управления проектами с канбан-доской и расширенной диаграммой Ганта
Экспертизы
Аналитика Проектирование Дизайн Frontend Backend Экосистемы Продуктовая разработка Lean
Дата
2025
Тип продукта
Интерфейсы и дашборды
Порталы и сервисы
Отрасль
Промышленность
Клиент
Наш клиент — один из крупнейших промышленных холдингов с 30 предприятиями по всей стране. Вместе мы уже более 5 лет развиваем экосистему цифровых сервисов, каждый из которых закрывает свой участок процесса и приносит пользу.
- Цифровая фабрика идей помогает сотрудникам предлагать улучшения с экономическим эффектом до 1 млн рублей. Внутри настроены категории результата, обсуждения в комитетах, расчеты выгод, отчеты по премиям и раздел с лучшими решениями.
- Доска решения проблем берет на себя оперативные вопросы эксплуатации и безопасности. Сотрудники фиксируют проблему, указывают место возникновения и уровень риска.
- Сервис трансформационных предложений используется для внедрения инициатив с эффектом от 1 млн рублей. В сервисе формируются расширенные экспертные заключения и проходят согласования на уровне нескольких подразделений.
- Экспертные сети открывают сотрудникам пространство для консультаций и обмена опытом. Эксперты принимают запросы, общаются в чатах, делятся идеями, а в сообществах обсуждают лучшие практики и тренды.
- Таск-трекер помогает предприятиям отслеживать задачи и сроки реализации проектов. Благодаря этому команда работает синхронно, а руководители могут отследить каждый этап.
Экосистемой пользуются десятки тысяч сотрудников холдинга. Наши продукты связаны единой авторизацией и бесшовным переходом между сервисами.
Задача
Заказчик обратился к нам за разработкой корпоративного таск-трекера для 40 000 пользователей: руководителей проектов, менеджеров по бюджетированию и закупкам, поставщиков технологических линий и исполнителей подразделений. Предприятия холдинга ведут задачи в разных системах из-за сложной интеграции данных и отсутствия единых бизнес-процессов.
Готовые решения от вендоров нелегко встроить во внутренние процессы, так как они не учитывают производственную специфику и гибкую настройку под запросы предприятий. Требовалась собственная разработка, которая закроет потребности бизнеса.
Сервис должен решать задачи по управлению проектами, распределению и контролю поручений, согласованию документации, планированию сроков и координации работы между командами.
Цель проекта: создать единое пространство управления проектами и задачами с продвинутой диаграммой Ганта.
Задачи:
- Структурировать работу над проектами и задачами. Выстроить процесс так, чтобы сотрудники видели текущие проекты, задачи каждого участника, сроки, статусы и приоритеты.
- Повысить вовлеченность персонала. Организовать управление рабочими процессами в таск-трекере для роста личной ответственности и инициативности.
- Увеличить эффективность команд. Оптимизировать взаимодействие и координацию за счет совместного планирования задач, понятной структуры ведения проектов и внутренней коммуникации в командах.
Решение
Мы разработали корпоративный таск-трекер и интегрировали его в действующую экосистему клиента. На главной странице показаны актуальные задачи по проекту и канбан-доска. В меню можно переключиться на диаграмму Ганта, проекты и личные задачи. Сотрудник видит приоритеты, а руководитель может контролировать сроки и загрузку.
Планировщик задач
Основные функции и возможности трекера
Рассмотрим ключевые функции таск-менеджера, которые вошли в первую версию продукта.
Создание и управление задачами
- Режимы работы. Общий список показывает все задачи из доступных проектов. Раздел с задачами пользователя собирает задачи, в которых человек является автором или исполнителем. Это помогает планировать день, ускоряет обработку задач и работу с интерфейсом.
- Добавление проектов. Руководитель создает папку проекта и система автоматически рассылает уведомления участникам в таск-трекере и по email.
- Создание и клонирование задач. Быстрое добавление карточек ускоряет работу пользователей и помогает дублировать типовые сценарии.
- Назначения и роли в задачах. В карточке фиксируют автора, исполнителя, выставляют приоритет, а также меняют статус и сроки.
- Описание задач. Можно подробно расписывать задания, прикреплять файлы с предпросмотром изображений и видео, а также добавлять чек-лист. Все изменения фиксируются в истории.
Визуализация
- Канбан-доска. Карточки можно создавать и перетаскивать между колонками — их статус будет меняться автоматически. Мы сохранили особенности работы у каждого подразделения, при этом создав единую структуру доски.
- Расширенная диаграмма Ганта. На шкале показаны сроки, отклонения и зависимости. Задачи и подзадачи объединены в группы, а вехи и ключевые вехи фиксируют результаты этапов проекта. Диаграмму можно выгрузить в формате PNG для презентаций и отчетов.
Коммуникация
- Комментарии в задачах. Участники проекта могут оставлять сообщения к задаче и прикреплять файлы, чтобы отчитываться о проделанной работе.
- Чек-лист. Исполнитель может отмечать выполненные шаги в чек-листе, который автор добавляет в описании задачи.
Контроль
- История изменений. По каждой задаче и проекту ведется автоматическое сохранение действий и правок. Это повышает прозрачность процессов и снижает количество вопросов, когда и что могли изменить.
- Система уведомлений. Письма отправляются раз в час и группируются по проектам. Команда не перегружена напоминаниями и получает актуальную информацию.
- Дедлайны. Система подсвечивает задачи с приближающимися сроками за три дня и один день, а после даты окончания отмечает карточку как просроченную.
Дополнительный функционал
- Поиск с фильтрацией по всему сервису. Расширенный поиск доступен по названию, задачам, проектам, авторам, исполнителям, статусам и приоритетам. Есть подсказки, история запросов и комбинированные условия отбора. Нужный элемент можно найти за считанные секунды.
Аналитика
Перед проектированием изучили особенности процессов и то, как команды холдинга ведут проекты. Основная проблема клиента заключалась в том, что коробочные решения не подходят под производственные сценарии разных предприятий.
Провели глубинные интервью с руководителями, топ-менеджерами и исполнителями, чтобы определить пожелания и требования к будущему таск-трекеру. В аналитике использовали визуальные методики EventStorming и User Stories, чтобы описать логику системы.
Фиксирование бизнес-процессов холдинга
Описали жизненный цикл задачи, согласовали роли и зону ответственности, собрали модель статусов и правила переходов к следующему этапу проекта. Зафиксировали приоритеты и единые поля карточки, а также правила уведомлений.
Путь пользователя на основе интервью с респондентами
Сравнили 12 решений и отобрали 50 функций, которые легли в основу таск-трекера. Зафиксировали, где типовые механики не подходят под специфику производства, и учли гибкость настроек.
Анализ функций 12 таск-менеджеров
Выделили основные функции для MVP, а дополнительные записали в бэклог для будущих доработок. Все гипотезы утвердили на макетах с командой заказчика. Прошли сценарии создания, редактирования и поиска задач, оценили время на ключевые действия и проработали диаграмму Ганта.
Определения ключевых функций MVP
Роли пользователей
В трекере действуют две группы ролей. Они помогают избавиться от лишних этапов согласования, делают работу предсказуемой и упрощают поддержку сервиса.
Проектные роли
- Руководитель проекта настраивает карточки и доску, формирует команду, создает и корректирует задачи, а также управляет файлами.
- Участник ведет задачи в пределах своих прав, может создавать и редактировать собственные карточки заданий.
- Наблюдатель видит информацию по проекту и задачам без возможности вносить правки.
Системные роли
- Администратор контролирует работу пользователей и ведение проектов, отслеживает журнал изменений и при необходимости добавляет и корректирует задачи.
- Пользователь авторизуется через корпоративную систему и работает в общих проектах.
- Гость заходит по приглашению и получает доступ в рамках выданных прав.
Типы проектов и постановка задач
Проект представляет собой папку с общей информацией, задачами, файлами, списком участников и историей изменений. Руководитель указывает цель и описание работы, добавляет роли и типы доступа. Система автоматически рассылает уведомления сотрудникам и создает диаграмму Ганта и канбан-доску. Отдельная вкладка проекта нужна, чтобы контролировать инициативу, отслеживать сроки и распределять поручения в одном контуре.
Тип открытого проекта виден всем пользователям системы, но работать над ним может только выделенная команда. Закрытый проект виден определенному кругу лиц и администратору. Файлы по открытым проектам доступны для просмотра и скачивания всем сотрудникам, по закрытым — только участникам команды.
В каждом проекте задачи делятся на несколько типов — это помогает видеть общий ход работы и конкретные результаты на каждом этапе. Такой подход позволяет детализировать процессы и находить узкие места.
- Этап — крупный блок работ, который объединяет задачи и подзадачи. На диаграмме Ганта время этапа складывается из всех сроков вложенных задач.
- Задача — основная единица работы. Для каждой задачи фиксируется план, факт и прогноз по дедлайнам, указываются приоритет и статус, а также назначаются автор и исполнитель.
- Подзадача — отдельный шаг внутри большой задачи. Позволяет разложить работу на несколько частей и изучить, как такое выполнение влияет на сроки всей задачи и этапа.
- Веха — точка контроля. Помогает зафиксировать важные моменты, например, согласование документа или запуск нового процесса.
- Ключевая веха — контрольный пункт с особыми обязательствами. Это может быть завершение этапа, например, подписание акта выполненных работ или приемка результата.
Типы задач в таск-менеджере
Управление задачами
Организовали рабочее пространство вокруг главной страницы с актуальными задачами участников, в которых они выступают авторами и исполнителями. Это помогает держать фокус на своих поручениях и не пропускать дедлайны.
Список задач на главной странице
Для каждого пользователя формируется личный проект «Мои задачи» — все задания из этого раздела видит только владелец. К отдельной карточке можно выдать доступ по необходимости. Такой подход разделяет личные и командные задачи и упрощает планирование.
Раздел с личными задачами пользователя
В отдельном блоке «Задачи» собраны все задания из открытых проектов. Можно найти конкретный проект или файлы, которые нужны специалисту для выполнения своих задач. А также отследить работу других команд и посмотреть процессы. Например, занят ли сейчас коллега или его можно привлечь к проекту.
Список открытых задач в системе управления проектами
Поиск реализован на всех ключевых страницах — по названию, коду задачи, проекту, автору или исполнителю. Дополнительно доступны фильтры по статусу, приоритету и срокам. Можно выбрать задачи с приближающимися и просроченными дедлайнами. Такой подход экономит время и снижает вероятность пропустить срочные вопросы.
Варианты поиска с фильтрами
Внутри каждой карточки есть поля с информацией о проекте, авторе, статусе и сроках, а также чек-лист, предпросмотр файлов и комментарии с ветками и вложениями. Прикрепленные документы и изображения автоматически появляются во вкладке «Файлы» по конкретному проекту.
Создание задачи в роли руководителя
Все изменения и комментарии фиксируются в истории — всегда можно восстановить цепочку действий и понять, кто, что и когда поменял. В задачах со статусом «Завершено» все добавленные ранее комментарии и файлы сохраняются — их нельзя удалить.
История изменений в задаче
Такой подход к организации задач помогает сотрудникам ориентироваться в приоритетах и держать под контролем процессы по своим проектам. Команда работает синхронно, а руководители видят реальную картину по задачам и могут вовремя скорректировать план. Это сокращает время на коммуникацию и снижает операционные риски.
Реестр проектов в таск-трекере
В трекере все проекты собраны в одном реестре — это позволяет быстро сориентироваться в текущих задачах и отследить статус работы по каждому направлению.
Список проектов
Новый проект можно создать за пару минут. Достаточно указать название, определить тип, добавить руководителя, инициатора, заказчика и описать идею. Это помогает упростить запуск новых процессов и не тратить время на долгие согласования.
Создание проекта
Каждый проект организован так, чтобы команде было удобно работать и отслеживать все этапы и документы в одном месте. Управлять ролями и приглашать сотрудников можно прямо в карточке проекта. Статусы показывают, кто уже приступил к работе, а кто только получил приглашение.
Информация по проекту
Канбан-доска
В таск-трекере реализованы две модели работы с канбаном — классическая по статусам и настраиваемая под любые процессы. Колонки можно добавлять, переименовывать и менять порядок. Благодаря фильтрам есть возможность сортировать задачи по исполнителям, срокам или приоритетам. Перемещение карточки на доске автоматически меняет ее статус и добавляет запись в историю.
Визуальный контроль помогает руководителю следить за загрузкой команды и оперативно реагировать на проблемы. Канбан-доска адаптируется под специфику работы любого подразделения и позволяет гибко управлять проектами.
У пользователей есть возможность добавлять собственные колонки на доске и перемещать карточки между ними. Это нужно для того, чтобы учитывать внутренние процессы подразделений.
Канбан-доска в планировщике задач
Диаграмма Ганта
В таск-трекере диаграмма Ганта визуализирует ключевые этапы и задачи, подсвечивает отклонения от плана и зоны риска. Такой подход помогает руководителям держать процесс под контролем, реагировать на изменения и корректировать планы.
Диаграмма Ганта
Вся структура работ видна на одной схеме — этапы автоматически учитывают сроки вложенных задач, а отображение можно настроить под свои параметры. Благодаря этому удается сфокусироваться на деталях, упростить анализ и ускорить планирование.
График всегда отражает актуальное состояние работ, поэтому команда и руководители всегда видят общий прогресс по проекту. Такой подход повышает прозрачность управления и сокращает время на подготовку отчетов и сверку данных.
Параметры задачи на диаграмме Ганта
Уведомления
Система уведомлений помогает команде оставаться в курсе ключевых событий по проектам и задачам, не перегружая пользователей лишними письмами. Все события группируются в пакетные рассылки, которые приходят раз в час. В настройках профиля можно отметить галочками приоритетные напоминания. Это синхронизирует действия команды без лишнего информационного шума.
Уведомления в трекере
Результат
В экосистеме заказчика появился собственный таск-трекер с расширенной диаграммой Ганта и гибкой настройкой под разные проекты. Управление и контроль задач сфокусированы на производственных процессах.
Вместо хаоса и разрозненных действий, команда получила универсальный инструмент, который встроен в платформу холдинга. Сотрудники работают по привычной системе, а руководителям проще отслеживать процессы.
Итоги проекта:
- Трекер охватывает 40 000 пользователей. Сервис рассчитан на ежедневную работу разных предприятий холдинга.
- Выросла прозрачность работы. Каждый сотрудник видит свою зону ответственности, а руководители — общую картину по всем проектам без ручного сбора информации.
- Увеличилась скорость принятия решений. Визуальные инструменты и умные фильтры избавили команду от рутины и ускорили коммуникацию между подразделениями.
- Простое внедрение изменений и управление рисками. Руководители оперативнее реагируют на отклонения от плана за счет расширенной диаграммы Ганта и фиксации истории по задачам.
- Повысилась вовлеченность сотрудников. Каждому участнику доступна персональная рабочая зона, в которой можно планировать свой день и видеть вклад в общий результат.
- Исключена зависимость от сторонних решений. Трекер полностью сделан под специфику холдинга и развитие бизнеса.
- Готовность к масштабированию. Архитектура позволяет подключать новые команды и сценарии, развивать аналитику и оптимизировать процессы под задачи любого подразделения.
Компания получила удобный и функциональный инструмент, который помогает координировать действия команд и минимизировать возможные риски в ежедневной работе. В дальнейшем планируем расширять функционал, который зафиксировали в бэклоге в ходе работы над проектом.
Услуги из кейса
