Содержание
- Клиент и наше цифровое партнерство
- Задача
- Решение
- Аналитика
- Функционал сервиса
- Фабрика идей
- Доска решения проблем
- Дашборды
- Результаты
- Дальнейшие работы
Клиент и наше цифровое партнерство
Наш заказчик — один из лидеров производственно-добывающей отрасли с ежегодной выручкой более 300 млрд рублей. Компания активно использует подходы бережливого производства и внедряет их в бизнес-процессы.
Ранее мы рассказывали о создании IMS для сбора инициатив от сотрудников. Это сервис, в котором сотрудники предлагают идеи по улучшению процессов с экономическим эффектом более 1 млн рублей. В системе зарегистрировано 24 компании и 3 000 предложений, реализация которых принесла компании выгоду на 20 млрд рублей.
На основе нашей разработки появился еще один сервис для сбора идей, а затем и целая экосистема. О них мы расскажем в этом кейсе.
Задача
Клиент обратился за созданием нового сервиса на основе нашей платформы по сбору инициатив IMS. Система была необходима для фиксации идей с эффектом менее 1 млн рублей.
Сбор предложений от сотрудников как бизнес-процесс называется фабрикой идей. Ранее для этого сотрудники заполняли бумажные бланки с предложениями и передавали их на согласование руководителям предприятия.
Также заказчик попросил реализовать в новом сервисе доску решения проблем — подачу сообщений о неполадках. Они передаются ответственным на реализацию задачи.
В результате нам нужно было создать сервис с фабрикой идей и доской решения проблем и объединить его с продуктом по внедрению инициатив IMS.
Проект стал фундаментом экосистемы, которая полностью автоматизирует внедрение улучшений на производстве
Задачи:
- Создание единого централизованного сервиса для хранения реестра идей и проблем.
- Уход от использования сторонних инструментов — Excel и Google-таблиц. Это устраняет риски фрагментации данных и упрощает доступ к информации.
- Добавление связей между сущностями в системе: идеи, проблемы, инициативы.
- Разделение идей и проблем на две сущности, чтобы не смешивать их между собой.
- Интеграция мобильного приложения компании с цифровой лин-системой. Ускоряет обработку идей и бесшовное подключение к экосистеме.
- Обеспечение охвата всех предприятий компании и сбор статистики по каждой организации.
- Добавление и расчет премий сотрудникам за предложения и реализацию идей.
- Реализация возможности проводить оценку экономической эффективности идей, премировать сотрудников и выбирать лучшие предложения.
- Внедрение удобных инструментов аналитики для всех предприятий компании.
Решение
Мы разработали новый сервис с двумя ключевыми возможностями:
- Фабрика идей — цифровое пространство для идей с экономическим эффектом не превышающим 1 млн рублей. Например, новый способ устранения дефектов при производстве труб.
- Доска решения проблем — функция подачи запросов без решения и расчета эффекта. Например, уборка мусора или замена дверной ручки.
Подать идеи, инициативу или проблему можно в интерфейсе самих сервисов либо через мобильное приложение, которое интегрировано в систему. Как только сотрудник сохранил предложение — оно автоматически появляется на платформе. Затем идею рассматривает эксперт и комиссия.
Интерфейс лин-сервиса
Дизайн сервиса сохраняет преемственность с другими элементами экосистемы, обеспечивая бесшовное переключение между ними.
Аналитика
Мы уже были погружены в особенности и бизнес-процессы компании. Благодаря нашим глубоким знаниям в отрасли и ИТ-экспертизе, мы смогли разработать оптимальную архитектуру, необходимый функционал и удобный интерфейс для фабрики идей.
На этапе аналитики нужно было составить логику работы лин-сервиса, согласовать общее видение с клиентом и перейти к реализации. Структуру составляли при участии эксперта по бережливому производству.
Концепция фабрики идей уже была развита у заказчика в офлайн-формате. Он составил для нас структуру бизнес-процесса, и на ее основе мы расписали этапы работы двух сущностей внутри будущей системы. Например, как проходит рассмотрение предложения и будет ли возможность перенести проблему в инициативы. Такая схема помогает проанализировать возможные сценарии и запланировать разработку необходимых функций.
Путь от появления идеи или проблемы до реализации решения
Функционал сервиса
Каждый этап реализации идеи и устранение проблемы фиксируется в программе. Новое предложение можно добавить в нашем сервисе или через приложение компании.
Сотрудникам назначается определенный доступ к системе:
- Автор — может создавать идеи и просматривать свои предложения.
- Ответственный — роль, которая позволяет просматривать идеи подразделения и предприятия в целом. Участвует в обсуждении и реализации идей.
- Администратор — видит идеи по всему предприятию, участвует в обсуждениях и может редактировать информацию только по своей компании.
- Суперадминистратор — может просматривать идеи по всем предприятиям и редактировать любые поля.
Ниже рассмотрим основные функции и разделы сервиса.
Фабрика идей
Раздел для добавления идей, чей экономический эффект оценивается менее чем в 1 млн рублей. В системе есть несколько градаций эффектов:
- до 200 тысяч рублей;
- от 200 до 500 тысяч рублей;
- от 501 тысячи до 1 млн рублей;
- от 1 млн — идея автоматически переносится в IMS и уже относится к инициативам.
Внутри раздела есть несколько вкладок:
- Идеи — здесь авторы добавляют свои предложения и описывают их. На главной странице можно фильтровать идеи по статусу, автору, компании, категории, запросу и так далее.
- Комитеты — собрание ответственных лиц, которые принимают решения по предложенной идее — перейдет ли она в реализацию или требуется провести экспертизу. Есть фильтрация по дате создания, компании, филиалу и подразделению.
Созданные комитеты для оценки статусов идей
- Запросы на идеи — система краудсорсинга, когда компании нужно обсудить горячую тему и запустить среди сотрудников процесс генерации идей. Запрос могут создавать руководители подразделений (ответственные лица) или топы компании (администраторы).
Генерация идей по заданной теме
- Расчет премий — создание отчета за период, который помогает распределить премии сотрудникам.
Отчеты по премиям для авторов и ответственных лиц
- Топы идей — интересные и важные решения, которые приносят выгоду и влияют на деятельность компании.
Топовые идеи компании
Добавление идеи
Для начала автору нужно создать идею и описать ее. Это можно сделать, нажав на кнопку «Добавить идею».
В окне есть несколько полей, которые требуется заполнить:
- Статус — присваивается на старте «Новая». Затем после проведения комитета ответственные лица меняют статус — и таким образом двигают процесс реализации.
- Название идеи.
- Категория. Можно выбрать следующие параметры — улучшение условий труда, повышение безопасности, процессов или качества, снижение себестоимости или потерь, экология.
- Проблематика — автор описывает проблему.
- Решение — предлагает варианты того, как можно исправить ситуацию. Также ниже есть возможность прикрепить файлы (документы, изображения), которые помогут показать проблему или решение.
Справа находятся поля, в которых автор указывает компанию, филиал, подразделение, ФИО и дату создания идеи.
Также ниже есть блок для расчета экономического эффекта и раздел, в котором можно показать связи, например, с запросом на идеи.
Создание идеи
Оформленная идея выглядит так:
Готовая к рассмотрению идея
Для того чтобы подтвердить решение или указать, что идея актуальна, можно подключить экспертов. В карточке идеи есть вкладка «Экспертизы». В нее можно добавить специалистов, которые оценят реализуемость проекта.
Рассмотрение идеи со всех сторон помогает ЛПР (комитету с ответственными лицами) принять решение быстрее и отправить идею на доработку или реализацию.
Добавление экспертизы в карточку идеи
Комитеты
Далее идею рассматривают комитеты. Они бывают двух видов:
- Малый — рассмотрение идей внутри подразделений. Из этого комитета можно направить идею на рассмотрение большому комитету.
- Большой — согласование идей из нескольких подразделений, а также инициатив, экономический эффект у которых превышает 1 млн рублей.
В окне создания комитета нужно заполнить следующие поля:
- Название обсуждения.
- Дата и время проведения.
- Выбор повтора комитета. Например, это нужно, когда идея требует нескольких этапов реализации и согласования.
- Повестка — описание обсуждения.
- Ссылка для подключения.
- Место для собрания. Малый комитет может встретиться в офисе компании и обсудить идею офлайн. В форме большого комитета этого поля нет, так как участники могут находиться в разных городах.
- Комментарий — дополнительная информация, которая будет полезна участникам. Также ниже можно прикрепить файлы и документы — например, экспертные расчеты, которые помогут сразу оценить необходимость внедрения идеи.
Справа нужно указать компанию, филиал, подразделение, председателя комитета, ответственное лицо, участников, экспертов и секретаря.
Создание комитета
Комитет можно добавить в карточке идеи. Также после создания комитета есть возможность прикрепить несколько предложений. Так участники рассматривают идеи одной категории сразу. Например, если тема обсуждений касается производственного цеха или вопросов безопасности в компании.
Варианты добавления комитетов и идей
Затем участники запускают комитет. Так фиксируется время обсуждения. Процесс можно остановить и продолжить позже — например, чтобы собрать другую экспертизу или рассчитать экономический эффект.
По завершению комитета участники заполняют протокол по всем идеям:
- обновляют статус идеи;
- назначают человека, который будет заниматься реализацией;
- указывают плановые сроки реализации;
- прописывают комментарии.
Заполнение протокола по завершению комитета
После комитета авторы предложений могут увидеть статус задачи и, если требуется, доработать идею.
Запросы на идеи
В окне запросов можно описать тему, которую хотят решить в компании. Например, директор компании замечает потери, но на каком этапе они происходят — он отследить не может. В этом ему помогут руководители подразделений и сотрудники, которые на своих задачах замечают перерасход материалов или износ оборудования.
Благодаря такой возможности руководство направляет сотрудников. То есть они анализируют свои задачи и процессы, а затем предлагают улучшения.
Создание запроса
Доска решения проблем
В этом разделе сотрудник указывает внутреннюю проблему, которую необходимо решить. Например, сломался душ на производстве или требуется расчистить снег, чтобы машины могли проехать до склада.
Если экспертная комиссия отнесет проблему к идее, она перейдет в фабрику идей или IMS — в зависимости от оценки экономической выгоды
На главной странице пользователь видит список проблем и может фильтровать их статусу работ, датам, подразделению, категории, автору, ответственному лицу и так далее.
Список проблем
В форме добавления проблемы указывают следующие параметры:
- Статус. Проблему нужно доработать или она находится на реализации. Так автор видит, как решается задача.
- Название проблемы.
- Категория. Можно выбрать безопасность труда и промышленную безопасность, эффективность эксплуатации и обслуживания оборудования, качество и себестоимость продукции, условия труда, технологии производства или развитие персонала.
- Описание проблемы и добавление файлов.
- Уровень риска. В форме дано три уровня риска — приемлемый (можно работать, но нужно соблюдать меры безопасности), условно-приемлемый (можно работать после устранения проблемы), неприемлемый (работать категорически запрещено).
- Место возникновения проблемы — цех, офис, территория предприятия и тому подобное.
Поля справа идентичны предыдущим формам: компания, филиал, подразделение, ответственный, автор и дата подачи.
Создание проблемы
Когда компания отделяет идеи от проблем, это помогает увидеть разницу — бытовые недочеты, которые мешают сотрудникам, и масштабные потери, снижающие производительность и качество труда.
Дашборды
Чтобы каждому предприятию было удобно отслеживать количество идей и проблем — мы добавили систему дашбордов. В IMS каждый сотрудник может настраивать отчет под себя. Здесь представлены готовые панели, которые показывают:
- динамику подачи идей и проблем;
- количество реализованных идей и решенных проблем;
- экономический эффект от идей;
- просроченные проблемы и среднее время их решения;
- количество сотрудников и авторов, которые добавляют идеи.
Аналитические дашборды позволяют компании оперативно оценивать экономические эффекты от идей, выявлять ключевые проблемы и повышать прозрачность процессов на всех уровнях.
Дашборды
Результаты
Мы создали еще один удобный продукт, который помогает заказчику внедрять бережливое производство на всех этапах бизнес-процессов. Каждая компания может отслеживать мелкие недочеты и устранять потери на платформе. При этом избегая бумажной и ручной работы, которая использовалась ранее.
Итоги проекта:
- Разработан новый продукт, обеспечивающий масштабируемую цифровую инфраструктуру для lean-процессов.
- Повышена прозрачность и скорость обработки идей и проблем.
- Внедрена гибкая аналитика, помогающая компании выявлять точки роста и устранять потери.
- Созданы механизмы, мотивирующие сотрудников предлагать и реализовывать идеи.
- Оптимизирован процесс коммуникации между подразделениями.
- Упрощен переход между сущностями «идея», «инициатива» и «проблема».
- Подготовлена база для последующего масштабирования и добавления новых сервисов.
Дальнейшие работы
Мы продолжаем улучшать экосистему и реализовывать другие сервисы для заказчика.
- Внедрение роли наблюдателя для более эффективного контроля процессов между подразделениями.
- Добавление новых метрик в дашборды для анализа производительности.
- Расширение функционала фабрики идей и IMS для повышения точности оценки экономического эффекта.
- Продолжение интеграции новых структур компании в экосистему.
Следите за обновлениями — скоро мы опубликуем более подробный кейс об экосистеме и этапах ее создания.
