Что такое философия кайдзен
Кайдзен — концепция менеджмента, которая основана на непрерывном улучшении процессов производства, управления и менеджмента. В переводе с японского «Kai» означает «перемены», а «Zen» — «хорошо», а вместе Kaizen — это «перемены к лучшему».
Цель системы кайдзен заключается в том, чтобы минимизировать потери компании и создать максимально эффективное производство.
Философия подходит для всех сфер и организаций любого масштаба. Несмотря на универсальность метода, его чаще применяют крупные компании и холдинги. Именно на больших масштабах система показывает свою эффективность лучше всего, потому что на таких объемах даже небольшое изменение может принести экономический эффект в миллионах и миллиардах рублей. Например, замена расходников или удаление лишнего действия из технологической карты.
Также для внедрения Кайдзен компания должна достигнуть определенного этапа зрелости, когда у нее выстроены базовые бизнес-процессы и она может сфокусироваться на их улучшении, а не создании.
Кроме того, требуются ресурсы — компании обращаются к консалтерам и создают специальные отделы, которые будут заниматься этим направлением. Как правило, у малого и среднего бизнеса есть более горящие задачи, и они предпочитают направлять бюджет и фокус на текущее производство.
Отличия кайдзен от классического менеджмента
Традиционная система управления основана на иерархической структуре, где решения принимаются сверху вниз, а акцент делается на жестком контроле и дисциплине. В отличие от этого, методика кайдзен построена на принципах непрерывного улучшения и инструментах бережливого производства. Здесь действует инициатива снизу-вверх — компании вовлекают персонал в процесс поиска и внедрения изменений.
Lean Production, или бережливое производство — концепция рационального использования ресурсов для производства продукции, которая соответствует запросам потребителей. Лин-подход подразумевает избавление от потерь, ненужных действий, вещей и отходов, влияющих на эффективность.
Например, лин помогает сократить процент брака за счет автоматизации работы склада и учета всех категорий продукции.
Преимущества кайдзен в сравнении с классическим методом управления10 принципов в методике кайдзен
Рассмотрим основные элементы философии кайдзен.
- Постоянное развитие — непрерывный процесс оптимизации всех аспектов бизнеса. Компания постепенно внедряет точечные изменения на ежедневной основе. Например, замена оборудования, чтобы избежать простоев на производстве.
- Системный подход означает, что все процессы рассматриваются в связке между собой, чтобы быстрее находить проблемы и решать их на всех уровнях.
- Фокус на клиентах. Нужно знать потребности своей целевой аудитории, чтобы закупать необходимые материалы, производить соответствующие продукты, а также не допускать пересорта и простоев на складе.
- Избавление от лишнего. Концепция предполагает освобождение от всего, что мешает рабочему процессу. Например, рабочий совершает лишние действия и долго ищет товар на складе. Из-за этого снижается эффективность — компания доставляет всего пять заказов в день, снижая скорость оборота продукции и повышая ожидание клиентов.
- Наблюдение за производством. Чтобы увидеть реальные процессы, руководителям компании нужно проводить время на производстве, общаться с сотрудниками. Это помогает увидеть проблемы и сообща найти способы улучшения.
- Мотивация сотрудников. Чтобы поддерживать у персонала интерес к работе и увеличивать его лояльность, нужно создавать достижимые цели, обозначать материальные (премии, бонусы, дополнительные выплаты) и нематериальные (карьерный рост, корпоративные мероприятия, обучение) стимулы.
- Факты и цифры. Без прозрачных расчетов и контроля сложно оценить общую картину в бизнесе и понять, как нужно развивать компанию и продукт дальше. С помощью данных и их визуализации проще ставить конкретные цели и находить узкие места в бизнес-процессах.
- Командная работа. Руководство должно взаимодействовать с персоналом, поддерживать его и вовлекать в улучшение процессов для достижения общих результатов и решения проблем.
- Самодисциплина. Каждый сотрудник должен понимать, что он несет ответственность за свои задачи и контролирует процесс, за который отвечает.
- Получение идей по улучшению системы. Персоналу нужно донести, что каждый может легко говорить о проблемах на производстве и предлагать пути их решения.
Один из наших клиентов — крупный металлургический холдинг — придерживается принципов кайдзен. Заказчик обратился к нам за разработкой сервиса, который помогает внедрять изменения. В нем сотрудники и руководители вносят идеи по улучшению процессов всего холдинга или его отдельных предприятий.
Сначала автор идеи создает паспорт предложения с расчетами и обоснованием. Затем проект проходит согласование ЛПРов — от инженеров до экономического отдела и топ-менеджмента.
Каждой инициативе присваиваются показатели, которые рассчитываются по заданным формулам и помогают отследить экономическую эффективность изменений. Всего в нашей системе сотрудники предложили более 2 500 проектов, которые принесли суммарный эффект в виде 70 млрд рублей.
Расчеты выполняются автоматически и отображаются в отчетах и на дашбордах. Пользователь может настроить панель под свои задачи и в реальном времени увидеть, как улучшения влияют на процесс: снижение затрат, ускорение производства, сокращение издержек, увеличение срока службы оборудования.
Заказчик получил систему, которая учитывает специфику его производства, и оцифровывает весь жизненный цикл идеи: от предложения до внедрения и оценки эффекта. Сервисом пользуется более 1 500 сотрудников из 34 компаний холдинга.
Методы кайдзен
Путь кайдзен изображают как «дом гемба» — место, где производят продукт. Схема показывает приоритеты компании: с чего нужно начать внедрение изменений и какие методы использовать, чтобы избавиться от потерь.
Существует несколько инструментов, направленных на подготовку и реализацию системы кайдзен. Ознакомиться со всеми методами можно на сайте института методологии.
Метод 5S
Концепция кайдзен на производстве использует разные подходы, один из ключевых — это система 5S. Она направлена на оптимизацию рабочего пространства:
- уменьшение числа несчастных случаев и ошибок;
- создание оптимальных условий труда;
- повышение качества продукции;
- сокращение времени на поиск деталей и материалов.
- Сортировка, или Sieri — разделение вещей на нужные и лишние предметы. Последние следует выбросить, отдать или передать в архив. Если оборудование не занято на производстве уже несколько месяцев — его можно продать, чтобы освободить пространство под другие задачи.
- Систематизация, или Seiton — наведение порядка в бизнес-процессах: определить место для каждого инструмента, чтобы все сотрудники знали, где они находятся, и могли вернуть обратно. Например, распределение товаров по категориям и указание соответствующих наименований и штрихкодов.
- Соблюдение чистоты, или Seiso — наведение порядка в документах, задачах и на рабочем месте. К примеру, сотрудники должны каждый день протирать пыль и убирать за собой мусор.
- Стандартизация, или Seiketsu — создание регламентов, которые помогут сотрудникам придерживаться первых трех пунктов. Руководитель отдела прописывает инструкции и прикрепляет их на рабочих местах, чтобы персонал не забывал следовать ежедневным ритуалам. Например, выключить станок в конце смены.
- Совершенствование, или Shitsuke — постоянное развитие системы, чтобы процессы сохраняли актуальность и всегда подстраивались под новые условия. Каждый месяц руководители и персонал обсуждают текущие проблемы и идеи по их улучшению. Например, предложение о том, как уменьшить время перенастройки станка для производства детали.
Кайдзен-события
Мероприятия, направленные на решение конкретных проблем и улучшение процессов. Обычно они проводятся в течение короткого времени — например, на брейнштормах сотрудники из разных отделов обмениваются идеями, расписывают план и указывают ожидаемые результаты.
Цикл Деминга, или PDCA
Основной метод кайдзен планирования. Он представляет собой алгоритм из следующих действий:
- Plan, или планирование — определение целей для решения проблемы. Затем на этом этапе подготавливают план действий: распределяют ресурсы, инструменты и указывают временные рамки для достижения результата.
- Do, или выполнение — реализация плана. Например, обучение сотрудников и внедрение новых технологий.
- Check, или проверка — оценка эффективности выполненных работ. Результаты сравнивают с ожиданиями и выясняют причины расхождений.
- Act, или действие — принятие мер по устранению проблем и корректировка плана на основе полученных результатов.
Цикл постоянно обновляют и внедряют новые изменения.
SDCA
Подход по разработке стандартов и регламентов. Компания фиксирует текущие наработки и правила, чтобы избежать ошибок и добиться единообразия. Например, это актуально для новых сотрудников, чтобы им было проще влиться в рабочий процесс, а при необходимости — заглянуть в инструкцию и проверить себя.
Метод состоит из четырех шагов:
- Standardize, или стандартизация — разработка шаблонов и правил.
- Do — тестирование регламента.
- Check — анализ и оценка эффекта.
- Act — улучшение инструкции.
Just-in-Time
Точно в срок, или JIT — метод, направленный на уменьшение запасов и затрат на ресурсы. Компания заказывает и использует сырье, когда оно необходимо в производстве, например, в тот момент, когда идет сборка автомобиля.
Данный подход позволяет быстро реагировать на изменения объемов, контролировать количество материалов и оптимизировать площадь складских помещений, чтобы увеличить пространство для основных процессов.
Total Productive Maintenance
Общее производственное обслуживание, или TPM — система для управления оборудованием. Она предполагает непрерывную работу и увеличение мощностей за счет регулярной профилактики и предотвращения поломки. Каждый день сотрудник включает и выключает оборудование, убирает мусор, проверяет корректность работы — и в случае ошибки вызывает мастера. Это может быть токарный станок, компьютер или принтер.
Ноль дефектов
Poka-yoke, или Zero Defects (ZD) — подход кайдзен, направленный на исключение брака в производстве, который вызван человеческим фактором. Целью подхода не является поиск виноватых, а устранение слабых мест и мотивация сотрудников следить за качеством продукта на каждом этапе.
В этом может помочь внедрение ERP. Для компании «БЭКС», которая производит комбикорм, мы внедрили систему для контроля выпуска, расчета остатков, планирования загрузки линий и ведения продаж. Одна из полезных функций — автоматический расчет ингредиентов. Ранее этим занимался технолог. Он вручную считал каждый рецепт и нужный объем компонентов для замеса разных видов продукции. Если была допущена ошибка, то целая партия комбикорма уходила в утиль.
После внедрения автоматизации процессом управляет программа. Это позволило снизить количество брака из-за человеческого фактора, считать остатки, вовремя заказывать ингредиенты, планировать заказы и загрузку производства.
Total quality management
Всеобщее управление качеством, или TQM — интегративный подход по управлению качеством продукта, организации работы и повышению квалификации персонала. В процессах должны участвовать все: руководство, сотрудники, поставщики и клиенты. Это нужно, чтобы собрать полную картину, проанализировать ситуацию и затем вносить изменения.
Согласно подходу большинство проблем вызвано плохим управлением, а не качеством производства. Для начала нужно подключить обучение для высшего руководства. А после этого перейти к реализации плана и достижению целей.
Как внедрить систему кайдзен
Для внедрения философии используют методы SDCA и PDCA. Далее рассмотрим шаги, которые помогают проанализировать бизнес-процессы и проверить работу системы.
- Создание команды. На первом этапе отбирают группу сотрудников, которые после обучения займут место кураторов. В их задачи входит мотивация персонала, контроль внедрения инструментов кайдзен, определение потерь и так далее.
- Разработка карты потоков создания ценности — это схема всех процессов: от разработки продукта до его выпуска. Она позволяет анализировать и проектировать движение ресурсов, материалов и данных, чтобы выявить проблемы и неоправданные расходы.
- Подготовка карты процессов — блок-схема, в которой рассматривают реализацию задач и действий в конкретном процессе. Это помогает определить входные и выходные данные, отследить цели, выделить элементы, которые влияют на результат, и обозначить ответственных за реализацию (должности и необходимые навыки).
- Формирование показателей. Определяют метрики, по которым можно отследить эффективность и сравнить ожидания с фактическим результатом. Каждый раз показатели будут меняться в зависимости от целей.
- Разработка и реализация системы непрерывного совершенствования. План создают на основе полученных данных и мозговых штурмов. Во время реализации отслеживают процессы и выявляют недочеты, чтобы скорректировать систему.
- Контрольная фаза. Через заданный отрезок времени нужно проверить, как работает общая система, чтобы это не выглядело как временное улучшение. Кайдзен — это постоянное и непрерывное внесение улучшений.
Как мотивировать сотрудников предлагать идеи
Идеи сотрудников — это важная часть концепции кайдзен. Специалисты замечают детали в своем рабочем процессе, которых не видно с управленческой позиции, именно поэтому подход основан на инициативе снизу-вверх.
Например, у нас в компании есть «Банка с мыслями», куда каждый член коллектива вносит предложения в соответствующую категорию, оценивает эффективность и отслеживает статусы реализации проектов. За полезные идеи сотрудники получают премии и бонусы — это поддерживает мотивацию и желание вносить нововведения.
В задачи руководства входит рассмотрение всех предложений, даже если на первый взгляд они кажутся странными или несущественными. К примеру, даже незначительные изменения в скрипте общения с клиентом помогают избежать негатива и получить развернутые ответы на вопросы менеджера.
Как сделать банк идей полезным инструментом
- Создайте пространство, в котором будут собираться идеи. Это может быть специальный раздел на корпоративном портале или отдельный кайдзен-сервис, как у нашего клиента. Заказать разработку подобной системы можно у нас в Атвинте.
- Обеспечьте путь идеи от автора до людей, которые принимают решения. Иначе система застопорится на этапе генерации идей и не принесет пользы.
- На каждое предложение дайте обратную связь, установите сроки рассмотрения и объясните, почему идею сейчас невозможно взять в работу. Так сотрудник будет понимать, что он важен для компании и его слушают.
- Создайте систему поощрений, которая не нарушает концепцию кайдзен. То есть у человека не должно складываться ощущение, что большой бонус выплачивается только за глобальные изменения. Нужно соблюсти баланс и написать регламент, который будет понятен всем.
- После реализации покажите результаты и выводы по проделанной работе, чтобы закрепить мотивацию специалиста и дать ему возможность предлагать новые идеи. Например, в нашей компании выходят регулярные дайджесты о внедренных улучшениях.
Сложности при внедрении кайдзен
Рассмотрим несколько ситуаций, которые тормозят внедрение кайдзен или делают концепцию неэффективной.
- Сопротивление изменениям. Персонал может испытывать трудности или объяснять свое нежелание тем, что они должны прикладывать дополнительные усилия. Нужно рассказать о преимуществах философии и показать выгоду, которую они получат после внедрения улучшений.
- Сложность интеграции из-за того, что система не приспособлена к постоянным улучшениям. Нужно рассмотреть каждый процесс по отдельности, определить приоритеты и постепенно улучшать.
- Недостаток ресурсов. Внедрение концепции требует привлечения сотрудников и времени на реализацию. Поэтому нужно оценить план действий и убедиться, что философия не пойдет в ущерб основным процессам и текущим приоритетам.
- Неустоявшиеся процессы. Без постоянных процессов невозможно спрогнозировать эффект идей и затраты на их внедрение могут не окупиться.
- Формальное внедрение. Компания хочет улучшить процессы, но все изменения остаются на бумаге и не реализуются на деле. Из-за этого теряется мотивация сотрудников, а руководство может сделать вывод, что система не работает. Или же получать формальные отчеты об успешных внедрениях, в то время как реального эффекта проекты не приносят.
В бизнесе философия кайдзен является эффективным инструментом для улучшения процессов и повышения конкурентоспособности. Концепция направлена на повышение качества продукции и взаимоотношений с клиентами, оптимизацию расходов и развитие профессиональных навыков персонала.
Мы как разработчики поможем оцифровать внедрение улучшений и сделать его прозрачным и удобным на огромных производственных масштабах.
