Зачем нужен таск-менеджмент
Система управления проектами помогает команде найти баланс между рабочей нагрузкой и эффективностью персонала. Так руководитель может распределять задачи, чтобы они выполнялись в срок и в соответствии с техническим заданием, а сотрудники работали без сжатых сроков.
Когда в компании нет настроенного процесса управления проектами, это ведет к нескольким проблемам:
- Отсутствие фиксации задач. На митинге команда обсудила план работ, но без ведения записей данную информацию быстро забудут.
- Потерянные таски. Без организации управления проектом задание может потеряться на определенном этапе — особенно если задачей занимается несколько исполнителей.
- Отсутствие материалов в одном месте. Сервисы для ведения проектов помогают собрать все данные на единой платформе в виде файлов и ссылок. Когда такой возможности нет — команде сложно завершить задачу: кто-то из персонала может быть в отпуске или не отвечать из-за загруженности по другим заданиям.
- Проблема с дедлайнами. Если всё обсуждать на словах и вести записи только к себе в блокнот, можно запутаться в задачах и сроках. Из-за сбоев, человеческого фактора и долгих согласований реализация проекта затягивается.
С этим помогает справиться таск-менеджмент — организация работы с помощью систем ведения проектов. Преимущества внедрения планировщика заданий:
- Все задачи расставлены по приоритетам.
- Хранение данных по проектам на одной платформе.
- Отслеживание прогресса и ведение учета времени, затраченного на каждый этап.
- Адекватная нагрузка на каждого участника команды.
- Стратегическое планирование.
- Повышение качества работы.
- Выполнение задач в срок.
Ключевые принципы управления командой проекта
Для создания эффективной командной работы придерживаются следующих принципов:
- Гибкие методологии управления проектами — Agile, Waterfall, Scrum и Kanban. Они позволяют сотрудникам быстрее адаптироваться к изменениям требований и новым условиям, держать все под рукой, отслеживать сроки и самостоятельно выстраивать процессы.
- Определение ролей. Когда в команде четко распределены уровни ответственности и функции, это позволяет лучше координировать и оптимизировать работу.
- Коммуникация. Регулярные митапы, сбор обратной связи и мозговые штурмы помогают лучше разобраться в задачах, услышать мнение друг друга, выявить проблемы и предложить решения.
- Инструменты. Применение новых технологий и ПО для решения задач, которые еще и автоматизируют рутинные процессы, повышают качество продукта и эффективность персонала.
- Мотивация. Необходимо вовлечь сотрудников в процесс за счет благоприятной атмосферы в команде, где каждый чувствует свою значимость и видит точки роста. Материальные и нематериальные стимуляции позволяют удерживать персонал и общими усилиями достигать поставленных целей.
Выбор таск-трекера
Чтобы выбрать систему управления проектами, нужно обратить внимание на ряд факторов и предлагаемый функционал:
- Удобный интерфейс. Если вам не требуется сложная настройка проектов и отчетов — выбирайте простую в использовании рабочую панель. Так ваши сотрудники смогут быстро адаптироваться в новой системе. В ином случае, будьте готовы к тому, что персоналу потребуется время на обучение и освоение новых инструментов.
- Функционал. Определите ключевые параметры, которые потребуются вам в работе. Разработчики таск-трекеров предлагают пробный период для тестирования платформы. Например, Yandex Tracker и Jira представляют из себя чистую площадку для настройки под любые задачи, а Keiten или Weeek подойдут для работы с канбан и ведением отчетности по заданиям.
- Интеграции. Для ведения проектов необходимо учитывать передачу данных из разных систем — например, календаря, CRM, Excel или мессенджера. Изучите возможности интеграции с сервисами управления задачами: по API или через встроенные инструменты.
- Стоимость. Часть площадок предлагает широкий выбор функций, но не всегда все они нужны в работе. Обращайте внимание на то, что входит в тариф, и есть ли возможность отключить лишние параметры.
- Мобильность. Чтобы задачи находились всегда под рукой — удобно иметь мобильное приложение. Но не у всех платформ оно реализовано. Учитывайте это при выборе системы управления задачами.
- Визуальное представление задач. В таск-менеджерах можно настроить задания в виде канбан, диаграммы Ганта, календаря, списка и сводки. Выбирайте сервис, отвечающий запросам команды и той структуре, по которой вы привыкли работать.
Настройка таск-менеджера
После того, как вы выбрали ПО, переходите к настройкам системы:
- Создайте проект и доску с задачами.
- Добавьте основные разделы. К примеру, в системе канбан используют колонки «To Do», «In Progress», «Done». В других методиках управления проектами добавляют такие этапы, как «Review» и «Testing».
- Определите категории задач и метки, чтобы не запутаться в проектах, например, задача относится к определенному клиенту, этапу или направлению — ООО «Рога и копыта», «Документация», «Маркетинг».
- Настройте шаблоны задач, чтобы не тратить время на заполнение похожей информации. Например, можно использовать чек-листы в задачах, чтобы не упустить детали и придерживаться всех стандартов работы.
Далее добавьте команду проекта и назначьте роли — кто за какие задачи отвечает. Также поделите большое задание на небольшие этапы, которые ведут несколько человек. При этом есть ответственное лицо, отвечающее за результат и дедлайны.
В таск-трекерах настройте уведомления для важных событий, но не превращайте это в спам. Большое количество сообщений будет отвлекать команду.
Эффективное управление задачами
Чтобы эффективно распределить задачи, руководителю нужно знать сильные и слабые стороны каждого участника. При выполнении задания сотрудник может отследить время выполнения в таск-менеджере. Этот фактор поможет определить нагрузку, чтобы обеспечить равномерное распределение работы.
Подключите дашборды и отчеты для визуализации процессов и поиска слабых мест. Новые задачи обсуждайте на встречах и проводите митапы на каждом этапе проекта — так вы будете в курсе текущих дел и возникающих проблем.
В нашем агентстве Атвинта мы используем несколько инструментов для разных отделов и команд: доски для внутренних и внешних проектов. Это помогает структурировать задачи, отслеживать процессы и создавать качественные веб-продукты.
Разработанные нами проекты высоко оценивают на российских и американских конкурсах: Tagline Awards, G8, CSS Design Awards, Awwwards, Рейтинг Рунета и Золотой сайт.
К примеру, обучающий сервис SMITUP по подготовке к ЕГЭ выиграл в номинации «Лучшая образовательная платформа в России».
А интерфейс дашбордов для госслужащих и министров принес нам золото в номинации «Лучшая разработка аналитических панелей в России».
Советы: как перевести сотрудников на таск-менеджер
Переход на новую систему и методы управления проектами может вызвать у сотрудников возражения. Разберем основные из них и то, как корректно донести информацию до каждого участника команды.
Зачем мне переходить на новую систему
Расскажите команде про таск-менеджер и для чего нужно управлять проектами. Приведите позитивные для каждого сотрудника аргументы: как система будет улучшать условия эффективной командной работы, брать на себя рутинные задачи, сохранять важную информацию и так далее.
Например, в компании просели важные метрики, часть информации теряется в чатах или из-за увеличения штата не получается организовать процессы управления проектами. Докажите, что система управления задачами и проектами нужна компании и вашим сотрудникам:
- Система управления задачами сотрудников сделает работу прозрачной и поможет распределить задания, снизив нагрузку. При этом специалист всегда видит, чем заняты коллеги — и может выбрать время, когда обратиться к ним с вопросом.
- Прогнозирование сроков и экономия времени на распределение задач.
- Удобство работы с удаленными сотрудниками.
- Вовлеченность команды. К примеру, канбан-доска — это наглядный список с метками, приоритетами и дедлайнами.
- Эффективная командная работа. Когда руководитель видит, что специалист справляется с нагрузкой и самостоятельно берет новые задачи — можно предложить ему премию или повышение зарплаты.
Страх слежки
Персонал может переживать из-за тотального контроля, когда сервисы отслеживают каждое действие и даже курсор мыши. Объясните, что программа для ведения задач и проектов предназначена не для этого. Она помогает упростить процесс работы: человеку не нужно держать все в голове и вести миллион стикеров, чтобы ничего не забыть.
Нет времени на изучение нового инструмента
Сотрудник может сказать, что у него полно работы и заполнять карточки ему некогда. Важно показать, как одна настройка сэкономит время в будущем и поможет ему разгрузить график.
Тяжело работать в новой программе
Люди не любят перемены. Перед началом внедрения системы управления проектами в организации нужно подготовить персонал и предоставить обучение — например, в формате видео и инструкций.
Чтобы на старте стимулировать подчиненных пользоваться таск-сервисом, создайте систему наград и поощрений. Геймификация поддерживает вовлеченность людей и мотивирует команду улучшать свои результаты.
Подведем итоги
Для успешной реализации проектов нужно наладить эффективную работу команды. Практикуйте открытое и честное общение, чтобы каждый сотрудник мог свободно делиться своими мыслями и целями. Регулярно собирайте обратную связь, которая поможет улучшить процессы и создать атмосферу доверия.
Чтобы грамотно внедрить таск-менеджмент, изучите варианты инструментов, представленных на рынке, и подготовьте команду к изменениям.
- Поддержите персонал и предоставьте необходимые материалы для обучения, чтобы они привыкли к системе. Это повысит эффективность и создаст условия для обмена знаниями.
- Настройте ПО под свои задачи и добавьте необходимые интеграции.
- Управляйте конфликтами и возражениями, чтобы укрепить команду и способствовать ее развитию.
Разработку внутреннего ПО для компаний, от таск-трекера до корпоративного портала и мессенджера, можно заказать в нашем агентстве Атвинта.
