Зачем нужна автоматизация бизнеса
Автоматизация бизнес-процессов, или Business Process Automation (BPA) — это внедрение информационных систем для упрощения и ускорения задач компании. Оптимизация операций позволяет сосредоточиться на других этапах производства и повышать эффективность бизнеса.
Автоматизацию управления бизнесом вводят, когда организация сталкивается со следующими факторами:
- Большое количество монотонных и рутинных задач, из-за которых повышается текучка кадров и наблюдается низкая производительность труда.
- Расширение базы данных. Это увеличивает количество рабочих часов сотрудника на обработку информации и расчеты, а также повышает возможность ошибки.
- Проблема в коммуникациях с клиентами и поставщиками.
- Отсутствие единой системы для постановки задачи и адекватной оценки результатов.
- Необходимость введения нормативов и стандартов работы.
- Нарушения в сроках доставки продукции или увеличение количества брака на производстве.
Управление и автоматизацию бизнес-процессов можно поделить на три направления:
- Основные операции, которые влияют на доход бренда. Это ключевая деятельность компании: производство продукции, продажи, взаимодействие с клиентами и поставщиками.
- Поддерживающие — помогают обслуживать предприятие, оптимизировать затраты и улучшать производительность труда. Они не влияют напрямую, но без них невозможно организовать процессы: HR, ведение отчетности, бухгалтерия, техническая поддержка и другие.
- Управленческие — для ведения бизнеса, решения организационных вопросов, разработки стратегий, развития компании и достижения целей.
Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов
Рассмотрим плюсы автоматизации бизнес-процессов:
- Снижение затрат. Добавление автоматических систем управления помогает компании уменьшить расходы на материалы и освободить персонал от рутинных задач. Например, перевести общение с клиентом в чат-бот, отслеживать запасы и вовремя пополнять склад.
- Упорядочивание бизнес-процессов. Технологии автоматизации позволяют создать последовательную систему, составить регламенты и повысить эффективность сотрудников и компании в целом.
- Минимизация ошибок из-за человеческого фактора. Ручной труд, связанный с расчетами и обработкой документов, может привести к большому количеству канцелярских ошибок. Программы для автоматизации бизнеса помогают исключить недочеты и ускорить процессы.
- Увеличение эффективности. Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов позволяет зацикливать операции и делать их непрерывными. Это помогает настраивать систему на разные скорости выполнения задач и улучшать их точность.
- Интеграции. Технологии автоматизации дают возможность использовать данные из источников, чтобы ПО анализировало разные показатели и операции. На основе подробной информации и связанных метрик можно эффективнее принимать решения, видеть ошибки, слабые места и успехи компании.
- Централизация данных. Автоматизация позволяет хранить информацию в одной системе. Это упрощает доступ к сведениям и устраняет проблемы с разрозненными данными.
- Повышение качества продукции. Благодаря автоматизации бизнеса и контролю каждого этапа производства снижается риск получить дефект и брак, а значит — повышается качество продукта.
Кто использует средства автоматизации
Автоматизация бизнес-процессов улучшает систему управления любой организации: от небольшого магазина до крупного завода.
Средние предприятия внедряют различные разработки, которые помогают оптимизировать сразу несколько операций. Автоматизация малого бизнеса подразумевает интеграцию готовых облачных и коробочных решений. Крупные фирмы чаще развивают собственные комплексные системы, которые охватывают разные подразделения.
Чтобы понять, что требуется бизнесу и насколько сложной будет система, нужно выяснить ключевые операции и затраченное время на выполнение задач вручную. Если прогнозы по автоматизации бизнес-процессов показывают эффективные итоги, можно внедрять ПО. Каждая программа требует обучения сотрудников — этот этап необходимо заложить на старте, так как он может замедлить процесс интеграции.
Автоматизация бизнес-процессов — это не цифровизация. Например, CRM-система подразумевает, что специалист взаимодействует с программой и управляет ее работой. Цифровизация в свою очередь исключает человека из этапов производства.
Виды автоматизации бизнес-процессов
Современные подходы к автоматизации бизнес-процессов позволяют оптимизировать многие направления и операции в компании.
Бухгалтерский учет
Сервисы, которые помогают управлять зарплатами, налогами и счетами, закрывающими документами и другими расчетами с кредитом и дебитом. ПО собирает и хранит данные, а также минимизирует ручные подсчеты.
Управление кадрами
Программы для автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют упорядочить базу сотрудников, вести учет отпусков и больничных. А также работать с резюме и офферами.
Оптимизация продаж
Средства автоматизации бизнес-процессов, такие как CRM (система управления отношениями с клиентами). Они помогают вести учет сделок, контрагентов и клиентов, отслеживать задачи, вести документооборот, анализировать результаты каждого менеджера и формировать отчеты.
Проектная деятельность
Чтобы автоматизировать процесс коммуникации между отделами, отслеживать задачи по проектам, контролировать дедлайны, фиксировать прогресс выполнения и распределять нагрузку, используют таск-трекеры.
Работа колл-центра
Для автоматизации входящих и исходящих звонков, обработки обращений, контроля работы менеджеров внедряют IP-телефонию и АТС-сервисы.
На сайте компании и в справочниках добавляют динамические или статические номера, которые переадресовывают звонки свободным операторам. Это помогает фиксировать все вызовы, консультировать клиентов и оперативнее решать проблемы. Параллельно собирается статистика, позволяющая улучшать скрипты и создавать качественный сервис.
В АТС можно настроить автоматический обзвон клиентов, например, чтобы сообщить об акции и оповестить о доставке товара. Для этого используют ИИ для создания голосовых ассистентов. Они могут распознавать триггеры и отмечать звонок как успешный или требующий дополнительного анализа.
Объединить данные вызова и информацию о клиенте можно с помощью интеграции с CRM. Звонок автоматически фиксируется в карточке и позволяет проверить всю историю взаимодействия с потребителем.
Управление складом
Системы автоматизации бизнеса помогают оптимизировать складской учет: прием, перемещение, хранение, отгрузка и проверка наличия товаров. С помощью WMS (Warehouse Management System) компания может видеть остатки, вовремя пополнять запасы, отслеживать популярные позиции и быстрее проводить инвентаризацию.
Маркетинг и администрирование сайта
Автоматизация улучшает маркетинговые процессы и помогает работать со всеми этапами воронки продаж: начиная с первого обращения, которое фиксируется в CRM, и заканчивая совершением сделки.
- Работа с рассылками и чат-ботами. Автоматизированная отправка массовых сообщений ускоряет процесс коммуникации с пользователями. На платформах можно выбирать и создавать шаблоны, настраивать триггеры и ответы, чтобы система самостоятельно запускала email-рассылку. Менеджеру нужно только ввести параметры и проанализировать статистику, чтобы внести корректировки и выстроить общение с целевой аудиторией.
- Запуск контекстной и таргетированной рекламы. Такие сервисы, как Яндекс.Директ, VK Ads или Elama, помогают специалистам создавать рекламные кампании, анализировать данные, определять эффективные объявления, выставлять ставки и многое другое.
- Администрирование сайта. CMS-системы позволяют настроить лендинг или интернет-магазин через конструктор или с привлечением разработчика. В сервисе есть возможность добавлять и редактировать контент, выбирать шаблоны и создавать собственный дизайн, добавлять интеграции с ПО, выбирать роли для сотрудников и пользователей и другое.
- Аналитика. Сервисы сквозной аналитики или BI-системы предназначены для работы с данными. ПО помогает найти закономерности и слабые места, увидеть тренды и составить прогнозы, а также контролировать ключевые метрики компании.
К примеру, для Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации наша команда разработала дашборды, которые позволяют работать с большими массивами данных и быстрее обрабатывать информацию.
Этот проект получил две золотые награды в конкурсах G8 и Tagline Awards в номинации «Лучший дизайн интранета».
Ведение документооборота
Система автоматизации электронного документооборота (СЭД) — это инструмент для управления договорами, контрактами, счет-фактурами, протоколами и другими бумагами. Программа позволяет оцифровать ручной процесс заполнения документов и хранить информацию в одном месте. Так сотрудники могут быстро получить согласование от руководства, поставить подпись и отправить бланки по электронной почте.
Логистика
TMS-системы, или Transportation Management System — это сервисы логистики. С их помощью организация может автоматизировать:
- отслеживание доставки;
- подбор подходящего транспорта — фура или прицеп;
- построение оптимального маршрута;
- мониторинг местоположения продукции;
- назначение водителей.
Производственные процессы
Автоматизация с помощью MES-систем позволяет управлять производственными процессами, которые представляют собой типовые задачи и требуют непрерывного цикла. Программа помогает задать стандарты качества и корректно распределить ресурсы на каждом этапе выпуска продукции.
Управление ключевыми процессами
Комплексная система ERP совмещает в себе несколько инструментов для управления процессами. Программа содержит практически все модули, которые мы рассматривали выше: продажи, логистика, производство, финансы, управление персоналом и складом.
ERP-систему внедряют средние и крупные компании, которые используют готовые решения в виде конструктора и подключаемых компонентов. Альтернативный вариант — бизнес заказывает индивидуальную разработку ПО. Сервис требует тщательной подготовки сотрудников и анализа всех операций, чтобы устранить слабые места и исключить задержки внедрения.
Например, мы разработали ERP-систему для компании «БЭКС», которая производит комбикорм. ПО контролирует выпуск продукции и ее остатки, планирует загрузку на производстве и ведет учет продаж.
Чтобы исключить брак, которые появился из-за человеческого фактора, мы внедрили автоматический расчет ингредиентов.
Комплексное управление
BPM-система, или Business Process Management — это программа для моделирования и управления всеми бизнес-процессами компании одновременно. Она ориентирована на визуализацию всех операций и поиск наилучших стратегий для развития бренда.
Такую разработку мы помогли внедрить крупному холдингу. Наша команда из Атвинты сделала софт для реализации инициатив, который показал эффект на десятки миллиардов рублей.
В программе персонал компаний записывает предложения по улучшению процессов и сокращению потерь. Здесь же они могут планировать собственные задачи, отслеживать этапы реализации проектов и анализировать результаты.
Каждой идее присваивается набор из уникальных показателей, которые помогают оценить эффект предложения.
Все этапы отслеживаются ответственными лицами, которые отвечают за разработку данного шага. Динамику выполнения отслеживают на дашборде или в отчете.
В программе зарегистрировано 1700 сотрудников из 34 компаний холдинга и уже добавлено более 2 500 предложений. Благодаря ПО предприятие сократило потери, улучшило производственные процессы и получило эффект в размере 70 млрд рублей.
Как оценить эффективность от внедрения автоматизации бизнеса
Чтобы оценить эффект от внедрения, ориентируйтесь на показатели, окупаемость автоматизации и на следующие параметры:
- Тратят ли сотрудники меньше времени на типичные и рутинные задачи?
- Стал ли цикл сделки короче? Как быстро клиенты переходят к совершению заказа?
- Исчезли или появились жалобы от менеджеров или потребителей?
- Понятно ли сотрудникам, за что они отвечают?
- Получается ли у отделов добиться поставленных KPI?
Полученные результаты можно сравнить с предыдущим периодом и оценить пользу от внедрения автоматизации бизнеса.
Например, для онлайн-школы SMITUP мы разработали образовательную платформу, на которой ученики готовятся к ЕГЭ, выполняют домашние задания, изучают конспекты, следят за обучением и собственными рейтингами. На площадке зарегистрировано более 20 000 пользователей и запущено 250 курсов.
Данный проект взял бронзу на конкурсе Tagline Awards в «Лучших интранетах» — это одна из лучших образовательных платформ в российском EdTech.
Для большего погружения в процесс обучения мы добавили игрофикацию. Это стимулирует учеников чаще заходить в кабинет, следить за ачивками и получать приятные эмоции.
Благодаря тому, что софт постоянно обновляется и дополняется новыми идеями, заказчик получает положительные отзывы в сети и продолжает масштабировать проект.
Подведем итоги
Автоматизация бизнес-процессов помогает избавиться от рутинных задач, чтобы у сотрудников появилось больше времени на сложные проекты, стратегические операции, креативные решения и улучшение производства продукта.
В BPA-системах активно внедряют искусственный интеллект и машинное обучение, а также разрабатывают платформы с low-code или no-code. Это позволяет подстроиться под любой рабочий процесс и создать последовательность взаимосвязанных действий, а значит оперативнее замечать проблемы на производстве и внедрять изменения. Чтобы выбрать систему автоматизации и заказать разработку ПО — обращайтесь в наше агентство Атвинта. Наши аналитики помогут разобраться во всех бизнес-процессах и подскажут наилучшее решение для вашей компании.
