Внедрение Lean-сервиса — 70 млрд рублей на сокращении потерь и улучшениях

Клиент и лин в его процессах

Наш заказчик — мировой лидер в своей отрасли, компания с выручкой более 300 млрд рублей в год. Он работает в производственно-добывающей сфере и применяет технологии бережливого производства (лин, лин-продакшен).

Один из инструментов, которые компания использует в рамках концепции — сбор и тестирование идей от персонала.

Работает это так — сотрудники предлагают гипотезы для улучшения производства. К примеру: давайте попробуем закупать другие расходники, кажется, это должно увеличить объем выпуска. Закупают, внедряют, а потом проверяют — правда ли стало лучше. 

Цель этих идей — сократить потери, увеличить производительность, снизить затраты, уменьшить простои. 

Концепция бережливого производства подразумевает, что идеи сотрудников проверяются по определенной методике — процесс связан с кучей регламентов, согласований, затрат и расчетов. И чтобы система жила, нужно единое цифровое пространство, где можно предлагать гипотезы, назначать ответственных, прогнозировать эффективность и трекать процесс реализации. И, конечно, подводить итоги и принимать решения о внедрении идей на постоянной основе.

Импортозамещение программного обеспечения: почему понадобилась собственная разработка

Раньше для проверки идей клиент использовал американский софт. Он был настроен под специфику отрасли, но после внедрения появились проблемы, из-за которых заказчик в итоге отказался от коробки.

Почему клиент отказался от готового софта

В результате клиент решил уйти от американского сервиса и сделать свой продукт, который будет настроен под его бизнес-процессы. Также в приоритете была безопасность данных и быстрые доработки под свои хотелки.

Почему выбрали нас

Решили заказать разработку у подрядчика, а не собирать свою IT-команду с нуля. Внутри не было достаточной экспертизы, и заказчик хотел стартануть проект как можно быстрее, не тратя время на HR (найм и адаптацию).

Для реализации выбрали нас, Атвинту. Клиент нашел нас в поисковике, проверил рейтинги (мы входим в ТОП-7 лучших разработчиков по внедрению корпоративных решений). А еще ЛПР понравилось наше портфолио — мы делаем одни из лучших интранетов в России.

Это подтверждают престижные премии. Например, наши дашборды для министров получили золото на конкурсе G8 за лучшую дизайн-оптимизацию, а также золото на Tagline Awards за лучший дизайн интранета. А образовательная платформа SMITUP взяла бронзу в лучших личных кабинетах.

Задача

Предстояло создать аналог американского софта и пересобрать логику под бизнес-процессы нашего клиента. 

Изначально заказчик поставил задачу повторить базовый функционал иностранного ПО в более дружелюбном интерфейсе. Но в процессе мы вышли за рамки этой задачи и создали супер кастомизированный продукт с уникальными доработками. 

Специфика проекта бережливого производства на предприятии:

Сейчас систему нельзя назвать просто импортозамещением иностранного ПО — это новый масштабный продукт. У него собственная архитектура, другая логика выполнения задач, более широкий функционал и возможности, которых нет в американском софте. У продукта нет аналога на рынке.

MVP + бэклог: как делали разработку

На старте полного видения продукта не было, и в процессе постоянно появлялись все новые уникальные хотелки от заказчика. В разработке нужна была гибкость, поэтому работали по скраму.

Сначала собрали ключевые фичи для MVP, чтобы создать первую версию продукта. Шлифовали и расширяли функционал уже после старта внедрения. Пока делали базовую версию, формировали бэклог на будущее. И мы, и заказчик были вдохновлены процессом — у нас было много идей, как улучшить систему.

Продукт развиваем и поддерживаем уже более 3 лет. Разработка показала свою эффективность — благодаря идеям, предложенным внутри системы, компания получила экономический эффект в виде 70 млрд рублей. Так что руководство решило развивать архитектуру дальше — теперь на базе нашего сервиса создается экосистема из 5 сервисов бережливого производства.

Аналитика

Изначальный софт во многом не попадал в бизнес-процессы компании, поэтому нам предстояло переработать референс под нужды клиента. Чтобы выяснить, как именно выстраивать новую систему, мы провели аналитику — это обязательный этап разработки во всех проектах Атвинты.

На старте определили набор актуальных для команды функций и возможностей. Многое в коробочном решении не пригодилось, поэтому в собственную разработку часть функционала не пошла. 

Чтобы продумать логику функций, мы провели многочасовые полевые исследования со всеми сотрудниками, которые пользуются системой. Они проводили свой обычный рабочий день с рутинными задачами и комментировали:

Благодаря аналитике погрузились в задачу и выяснили, как устроена проверка идей в компании. Плюс проанализировали внутренние регламенты по закрепленной методике. На основе собранной фактуры проработали логику пользовательских путей внутри софта для разных ролей и закрепили их в формате схем.

Объемная аналитика позволила учесть специфику бизнес-процессов и адаптировать систему под потребности пользователей именно этой компании.

Функционал продукта: весь процесс внедрения идей внутри нашего сервиса

Методология проверки идей разбита не несколько этапов: от создания концепции до внедрения и подсчета эффекта. В сервисе мы оцифровали весь жизненный цикл идеи.

Паспорт идеи

Первый шаг — это создание концепции и проработка идеи сотрудниками компании. Авторами мероприятий выступают технические специалисты, топ-менеджеры и консультанты по развитию.

Создание паспорта запускается по кнопке «Добавить». Мы проработали форму для заполнения основной информации. В ней содержатся все необходимые поля: от описания проблематики до сроков реализации и полезных файлов (расчеты, согласования и другие документы).

Задача формы — собрать первичные данные, которые помогут согласующим ознакомиться с идеей и утвердить идею / отказаться нее.

Один из важных пунктов — закрепление показателей эффективности.

Идеи должны влиять на эффективность производства, которая выражается в разных показателях. Например:

Это и есть те самые показатели эффективности, которые должны улучшаться после внедрения идей. Мы создали базу таких показателей, чтобы пользователи могли привязывать к ним мероприятия. Например, ремонт или закуп нового станка снизит объем брака. Тогда объем брака будет ключевым показателем.

Все показатели эффективности разместили в отдельном разделе. Для удобного поиска добавили вывод по категориям и списку с удобными фильтрами.

На странице показателя содержится подробная информация о показателе: единица измерения, его описание, расчет и производство, к которому он относится. На отдельных вкладках можно увидеть список всех мероприятий, которые привязаны к показателю.

Так как у заказчика был запрос на гибкость, мы давали больше пространства для маневра во всем функционале. Поэтому пользователи могут добавлять новые показатели самостоятельно. 

Согласование идеи

Чтобы идея перешла на следующий этап, ее должны согласовать разные стороны. Это может быть экономический отдел, производственная служба, директора подразделений и другие ЛПР. Для них в нашей системе предусмотрена роль согласующего с доступом только к согласованиям и наблюдению.

У компании есть чек-листы, которые сотрудники должны заполнить перед переходом на следующий этап. Заполнение этих чек-листов мы реализовали в софте. Когда приходит время провести согласование, сотрудник получает уведомление на почту и в самой системе.

Чтобы идея перешла на следующий этап, должны быть отмечены все чек-боксы. Если согласующий не отметит какой-либо из пунктов, то система отправит мероприятие на доработку автору. 

В процессе согласования мы учли очередность. Например, нет смысла отправлять мероприятие генеральному директору, если оно не пройдет согласование на уровне инженера. Поэтому добавили функцию, которая задает порядок согласования разными ЛПРами.

В конце квартала у руководителя может накопиться 40-50 идей для согласования, и это займет огромное количество часов. При этом не каждое мероприятие требует пристального внимания — если ключевые показатели в норме, и все идет по графику.

Чтобы оптимизировать время ЛПРов, мы добавили функцию упрощенного согласования. Оно происходит так: система выводит только план и факт, и если все в порядке, то руководитель подтверждает согласование одним кликом.

Планировщик задач: своя Жира внутри системы

Чтобы авторы могли составить план реализации идеи, мы сделали планировщик задач. В нем можно разбить внедрение на этапы, постановить задачи, назначить ответственных и контролировать прогресс. Нечто вроде Жиры внутри нашего сервиса.

Автору план работ позволяет составить четкий план действий и придерживаться графика. Для топ-менеджмента и согласующих это возможность проконтролировать процесс и получить информацию о ходе внедрения. 

Расчет эффекта

Одна из ключевых функций сервиса — расчет эффекта идеи в деньгах. Чтобы оценить результат, необходимо знать, сколько денег мероприятие сэкономило или заработало для компании. Успешные будут приняты на постоянной основе, провальные — останутся в статусе неудачной гипотезы.

В своем продукте заказчик хотел видеть понятные и открытые формулы, учитывающие процессы внутри его компаний.

Дерево факторов

Чтобы добиться прозрачных расчетов, мы разработали Дерево факторов.

Функция позволяет выстраивать многофакторные модели — формулы, по которым система рассчитывает эффект идеи. 

Чаще всего улучшения касаются изменений в производстве. Например, добавить действие в технологическую цепочку, изменить плотность материала, увеличить силу проката станка. Одно маленькое изменение внедряется в большой процесс и приводит к росту эффективности всего производства.

Если это переводить на язык математики, то мы получим много слагаемых, влияющих на итоговый результат. Дерево факторов позволяет собрать все это воедино и корректно посчитать результаты внедрения.

В интерфейсе дерево факторов выглядит как разветвленная схема с различными слагаемыми и математическими действиями между ними. В финале все сводится к расчету экономического эффекта в деньгах.

Сотрудники могут выбрать готовое дерево из базы или создать свою схему расчета. Перед запуском идеи дерево помогает рассчитать плановый эффект, а после внедрения — узнать факт и сопоставить данные.

Для этого используется вкладка «Эффект» — туда исполнители подгружают фактические данные, и система автоматически считает финансовые показатели по приложенному дереву факторов.

Дашборды

Чтобы помочь пользователям с аналитикой, на страницу внедрения мы добавили дашборды, которые содержат ключевые данные о внедрении:

С дашбордом можно быстро оценить ситуацию и обратить внимание на проблемные места в рамках идеи.

Еще мы добавили кастомные дашборды, которые пользователи могут собирать сами под свои задачи. На панели можно отобразить любую информацию — начиная просроченными задачами и заканчивая оперативными графиками-отчетами по эффективности нужных мероприятий.

В системе аккумулируется огромное количество информации, и пользователи могут отражать любые необходимые данные.

Отчеты

Еще одной болью в иностранном софте были отчеты — они не обеспечивали полноценный контроль над внедрением идей, оставались слепые пятна с недостаточным количеством данных.

К тому же, в программе нельзя было настроить кастомные отчеты, а такая потребность у компании была — разным сотрудникам требовался разный набор данных.

Мы сделали раздел отчетов, основанный на нуждах клиента. Перед его разработкой мы провели сбор требований и создали несколько десятков отчетов, которые содержат показатели по запросу самих сотрудников компании. Например, время нахождения идей на разных этапах, цифры по общему портфелю улучшений и проч. 

Дизайн

В приоритете стояли сроки реализации продукта, поэтому для работы с интерфейсом мы предложили использовать библиотеку готовых компонентов Vuetify, на что получили согласие заказчика. Также подключали библиотеки с готовыми визуалами и кодом для графики — диаграмм, таблиц и т.д.

Это помогло сократить сроки разработки и уделить больше времени продумыванию логики и процессов внутри системы. 

Специфика проектирования состояла в том, что в интерфейсе нужно было просто и доступно отобразить очень сложные бизнес-процессы.

Системой пользуется огромное количество человек с разным уровнем цифровой грамотности, поэтому интерфейс должен быть интуитивно понятным, содержать множество подсказок и иметь предсказуемое поведение. Мы тщательно выстраиваем пользовательские пути и делаем инструментарий системы простым для восприятия и использования.

Еще одно преимущество — гибкость. Продукт развивается, и все хотелки мы быстро внедряем в систему, в том числе за счет того, что не нужно с нуля отрисовывать компоненты. Получили запрос — продумали логику — отрисовали макет с элементами Vuetify — передали разработчикам.

Так мы избавляемся от лишних действий на этапе дизайна и концентрируемся на расширении возможностей системы, а не ее украшении. Несмотря на то, что мы любим и умеем делать эффектный дизайн, в контексте этого продукта такой подход наиболее актуален.

Внедрение: как раскатывали продукт и исправляли баги

Истории про мгновенный контакт между пользователем и системой не будет. Когда запускаешь большой продукт, невозможно учесть все нюансы, и команде потребуется время на отладку.

Те, кто внедряет цифру в больших компаниях, знает, что такое саботаж — всегда встречается процент людей, не готовых принять изменения и научиться работать по-новому. Чтобы разобраться с этими нюансами, важен гибкий подход.

Мы начали с постепенного внедрения — сначала в сервисе начали работать только несколько предприятий. Перед тем, как тиражировать софт на все филиалы, мы выявили и устранили баги на тестовых запусках.

Нам достался негативный бэкграунд от прошлого продукта, и нужно было проработать ожидания сотрудников и подружить их с новым софтом.

Получая обратную связь, мы оперативно устраняли ошибки и улучшали систему. Главное здесь — реагировать быстро. Так раздражение мы поменяли на желание помочь в развитии нового сервиса. Первые пользователи делились позитивным опытом с коллегами, которые после хороших отзывов сразу настраивались на комфортную работу с системой.  

Мы стартовали внедрение в декабре 2021 года, и понадобилось около четырех месяцев, чтобы исправить баги, обучить основной костяк постепенно заходящих пользователей и устранить саботаж на местах.

Сейчас сотрудники знают, что продукт удобный, и свободно заходят в систему для решения своих задач. Мы видим их интерес — пользователи активно предлагают новые фичи и для более эффективной работы сервиса.

Расширение базового функционала

После запуска базовой версии мы разрабатывали фичи из бэклога. На старте проекта у нас было ТЗ с требованиями по основному функционалу, но в процессе разработки и заказчик, и наша команда накидывали все больше идей для расширения возможностей софта.

Рассмотрим дополнительные возможности системы, которые делают продукт еще более удобным и эффективным для бизнеса. 

Сводные отчеты и общая база данных

В предыдущем софте нужно было создавать отдельный аккаунт под каждую компанию, при этом собрать общую базу и свести данные по нескольким предприятиям было нельзя. 

Для клиента это было критично по следующим причинам:

Мы создали единую среду, которая аккумулирует всю информацию в системе. Это позволяет собирать отчеты по всем компаниям и допускать пользователей к работе в рамках разных предприятий холдинга или же дать доступ к сводным цифрам.

Журнал изменений

Человеческий фактор может помешать жизни системы — иногда сотрудники могут случайно удалить данные или ввести некорректную информацию. Чтобы отслеживать действия в сервисе, мы сделали журнал изменений которые фиксирует действия пользователей. Он помогает разобраться в спорных ситуациях.

Модерация

Еще один большой блок — система модерации. Ключевые действия в системе контролируются модераторами — это отдельная роль в системе со своим набором возможностей.

Например, если пользователь хочет переключить этап внедрения или внести корректировки в эффект, то он должен отправить заявку с обоснованием и мотивацией. Далее она передаются модератору, который одобряет или отклоняет действие.

В системе работают 10 модераторов (на стороне заказчика).

Система уведомлений

Обо всех важных событиях система оповещает пользователя письмами на почту и уведомлениями внутри самой системы. Например, сервис может напомнить о незакрытой задаче или необходимости заполнить чек-лист согласования.

Комментарии

На странице идей мы добавили комментарии, чтобы пользователи не покидали систему для обсуждения замечаний и апдейтов. Авторы и согласующие могут тегать друг друга, что позволяет вести полноценный диалог в системе.

Разрядность

Иногда даже небольшие доработки облегчают работу с системой. Одной из таких функций стала возможность менять разрядность: млн руб., тыс руб., руб. При работе с огромными оборотами это очень выручает и помогает быстрее считывать и добавлять данные в систему.

Таблицы по типу Экселя

Наши пользователи постоянно взаимодействуют с таблицами, и мы решили добавить их прямо в систему, чтобы сотрудникам не приходилось задействовать дополнительный софт.

Работа с данными внутри системы

В системе хранятся огромные массивы данных: идеи, сотрудники, компании, отчеты, план/факт и т.д. Для удобства взаимодействия с системой на всех страницах внедрены фильтры, таблицы, теги и другие инструменты для быстрого поиска нужной информации.

Цифры и итоги

С нашим продуктом компании удалось цифровизовать и автоматизировать процесс проверки идей. Главные результат проекта — успешное внедрение. Системой пользуются 1 700 сотрудников из 34 компаний холдинга. Они активно предлагают идеи для сокращения потерь и улучшений на производстве. В сервисе зарегистрировано 2 500 проектов, которые принесли экономический эффект в виде 70 млрд рублей. 

Собственная разработка с Атвинтой обошлась заказчику дешевле, чем оплата ежемесячного тарифа в американской коробке. При этом он получил кастомное гибкое решение, на 100% отвечающее его бизнес-процессам.

Мы всегда на связи и готовы развивать не только этот сервис, но и IT-ландшафт компании в целом. Сейчас на базе нашего продукта развивается целая экосистема сервисов бережливого производства с емкостью 60 000 пользователей.

Отзыв клиента

Наш кейс — пример того, что импортозамещение сервисов — не фатальная ситуация для IT-ландшафта компании. Обратившись к правильному и ответственному подрядчику, можно не только сэкономить, но и получить более качественный и подходящий вашим бизнес-процессам продукт.